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BCP（事業継続計画）とともに準備しておきたいのが、BCPマニュアル（＝緊急時の行動手順を詳細にまとめたBCPに関連するマニュアル）です。BCP関連マニュアルがあることで、非常時に従業員が迷いなく行動に移せる体制を構築できます。
ここではBCP関連マニュアルの作成手順や防災マニュアルとの違いのほか、見直しポイントまで詳しく解説します。BCP関連マニュアル作成時に参考となる事例サンプルもダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
BCP関連マニュアルとは？
BCP（事業継続計画/Business Continuity Plan）が緊急時に事業を停止させない、または早期復旧させる戦略をまとめた計画なのに対し、BCP関連マニュアルとはその戦略の具体的な手順をまとめた手順書を指します。
BCPはあらゆるインシデントに対する影響に着目したオールハザードの計画です。そのためBCPには、現地の復旧戦略や事業が停止した場合の代替戦略などの事業継続戦略が含まれます。
一方でマニュアルには、その戦略を“誰がいつ、どのように実行するか”を具体的にまとめることが求められます。
BCP関連マニュアルの種類
BCP関連マニュアルとは具体的にどのようなものなのか、その種類例を以下で紹介します。
- 復旧手順書
- 業務切り替えマニュアル
- 初動対応マニュアル
- 業務継続マニュアル
- IT復旧マニュアル
- 地震対策マニュアル
- 感染対策マニュアル
- サイバー攻撃対策マニュアル
- 台風対策マニュアル
上記で紹介した例のように、業務やインシデントごとにマニュアルを作成することが一般的です。
BCP関連マニュアルと防災マニュアルの違い
BCP関連マニュアルと混同されやすい資料として、防災マニュアルがあります。しかし、両者はその目的が異なります。
| BCP関連マニュアル | 事業継続計画を実施・実現するための手順書 |
|---|---|
| 防災マニュアル | 発災時の人命確保と財産の保護を目的とした手順書 |
上記のようにBCP関連マニュアルは、緊急時の事業継続に重きを置いた手順書です。地震や災害級の大雨、サイバー攻撃、パンデミック発生などあらゆるインシデントが発生した際に、事業停止のリスクを下げるにはBCPと合わせてBCP関連マニュアルの準備が欠かせません。
なぜBCP関連マニュアルの作成が必要なのか
BCPはあくまで緊急時の事業継続の戦略や方針をまとめた資料です。BCPだけでは緊急時に適切な行動へ移すことが難しいため、具体的な手順をまとめたBCP関連マニュアルが重要となります。BCPで定めた戦略を“誰がいつ、どのように実行するか”が一目でわかるマニュアルがあることで、迅速な事業継続活動へとつなげることができます。
実際に、内閣府が公表している「事業継続ガイドライン」でも、緊急時の作業を円滑に行うためのマニュアルの作成が推奨されています。
BCP関連マニュアルの作成手順・流れ
BCPの関連マニュアルを作成する際は、まずBCPを策定し、方針や戦略をまとめたうえで具体的な手順に落とし込む必要があります。ここでは以下の流れに従って、BCP関連マニュアルの作成方法を解説します。策定する際のポイントも詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
- 基本方針を策定する
- 中核事業を選定する
- 事業継続戦略を定める
- 事前対策や初動対応などを検討する
- 決定事項をマニュアルとしてまとめる
①基本方針を策定する
まずはBCPを策定するにあたり、基本方針の立案を行います。基本方針は自社における事業継続の考えや方向性を示すもので、まさにBCPの柱となる重要な要素です。経営方針や事業内容、ステークホルダーのニーズなどを分析したうえで、自社のBCPにおける基本方針を定めましょう。
さらに、重要となるのがBCPの推進体制の確立です。BCPの策定からその後の運用までをスムーズに行うためのプロジェクトチームを立ち上げてください。
②中核事業を選定する
緊急時にすべての事業を通常通りに戻すことは困難なため、BCPでは継続、または早期復旧したい事業の優先順位をつける必要があります。自社を脅かすリスクや想定される影響、事業継続に欠かせない経営資源などを分析し、中核事業を選定しましょう。
中核事業を選定したら、その事業を継続するのに必要不可欠となる経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）を把握します。経営資源に対するリスクには事前の対策が必要なため、もれなく洗い出すことがポイントです。
③事業継続戦略を定める
続いて、緊急時に中核事業を存続させるための事業継続戦略を定めます。上記の分析をもとに目標復旧時間（RTO）、目標復旧レベル（RLO）を定め、これらを達成するための具体策を考えていきましょう。
事業継続戦略を検討する際は、“ボトルネックとなる経営資源をいかに確保するか”という視点が必要です。まず第一にどのように防御するか、または被害を軽減するかを考え、次に被害を受けた場合の対策の検討を行いましょう。
④事前対策や初動対応などを検討する
事業継続戦略を定めたら、RTOやRLOを実現するために必要な経営資源への対策を検討していきます。事前に準備すべき物品や被害防止策、代替の施設や設備など、事前対策の実施計画を作成していきましょう。ここで決めた内容を最終的にマニュアルにまとめていくので、具体的に対策を決めていくことが必要です。
あわせて初動対応や復旧手順などを詳細にまとめていきます。インシデント発生後から事業継続活動までの流れを想定し、タイムラインに沿った行動を明確にすることがポイントです。手順だけでなく、それぞれの対応を実施する担当者も細かく決め、緊急時に迷わず動ける体制を構築しましょう。
⑤決定事項をマニュアルとしてまとめる
上記で定めた事前対策や初動対応、復旧手順などをマニュアルとしてまとめます。業務やインシデントごとにマニュアル을整理し、読みやすさ를重視しましょう。
また、緊急時にはマニュアルをじっくり読み解く時間がないことが予想されます。混乱した状況の中でも従業員がすぐ行動に移せるよう、作業内容のチェックリストなどを盛り込むことをおすすめします。
マニュアルを作成した後は、全社的に共有しましょう。災害などでマニュアルが紛失しないようデータとして保存するほか、印刷して複数場所に保管するなど、保管方法を工夫することがポイントです。
BCP関連マニュアルの事例サンプル
インフォコムでは、緊急時行動手順書（初動対応マニュアル）の事例サンプルを無料で配布しています。従業員の安全確認から事業継続活動に向けた流れがわかる資料になっているので、ぜひBCPの策定や関連マニュアルの作成にお役立てください。
以下よりダウンロードできます。
BCP関連マニュアルの運用と見直しのポイント
BCP関連マニュアルもBCPと同様、策定後の運用と見直しが非常に重要です。BCP関連マニュアルの運用や見直しにおけるポイントを解説します。
マニュアルを活用した訓練や研修の実施を
BCP関連マニュアルは作成して終わりではなく、従業員に周知・習得させることが必要です。内容を周知・理解させるための教育や、実際に身体を動かして手順を習得させる訓練を必ず実施しましょう。
特に訓練は、マニュアルに定めた内容の検証のためにも重要です。実際にマニュアルをもとに訓練を行った際に浮き彫りになった課題を検証し、改善活動を行うことで、より実用的なマニュアルへとアップデートできます。
教育や訓練を効果的に運用していくためにも、あらかじめ見直しや改善活動のスケジュールも含めた実施計画を立てることが重要です。
自社を取り巻く状況が変わった際に見直しを
BCPとその関連マニュアルは常に最新の状態であることが求められます。そのため、組織変更をはじめ、中核事業やサプライチェーンの変化、担当者の退職・異動などがあった際は、BCPだけでなく、必ず関連マニュアルの見直しも行いましょう。自社の環境変化への対応を怠ると、事業継続の計画がうまくいかず、対応が遅れる可能性があります。
また、法律や条例改正、技術革新など自社を取り巻く外部環境に変化があった場合にもマニュアルの見直しを行うのが適切です。国内で大きな災害が起きた際にも、自社に関係ないと思わず、BCPとその関連マニュアルを見直すようにしましょう。
マニュアル作成支援も！インフォコムのサポートサービス
緊急時の事業継続を強化するには、BCPだけでなく、具体的な行動手順をまとめたBCP関連マニュアルの作成が非常に重要です。BCPを策定したあとは、必ず関連マニュアルの作成に着手し、非常事態に備えましょう。
インフォコムでは、危機管理コンサルティング・訓練支援のサービスにおいてマニュアル作成支援も実施しています。具体的には、緊急時に重要な初動対応のマニュアルを自社で作成できるよう支援する特別講座をご提供しています。ご興味のある方は以下よりお問い合わせください。
