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BCPを策定したあとは、その考えや行動手順を浸透させるための訓練が欠かせません。特に、会議室などの限られたスペースで実施できる机上訓練は、少人数や低コストで始めやすく、BCP策定直後の訓練に最適です。
ここでは効果的な机上訓練を計画するための方法や、具体的な実施手順などの基本情報を解説します。失敗しないためのポイントからシナリオ例、訓練報告書の書き方、進行事例まで、訓練計画の参考になる情報も網羅しました。
BCP机上訓練の目的
BCPの机上訓練を実施する際は、まずその目的を適切に理解してから計画を立てることが必要です。3つの目的についてそれぞれ解説します。
策定したBCPの検証
机上訓練の目的として、まず挙げられるのは策定したBCPの検証です。机上訓練でBCPの内容や手順を確認したり、グループワークで議論したりなどすることで、策定した計画に不備がないかを検証できます。
実際にシナリオに沿って訓練を実施すると、想定が足りていない部分や、対応が不足している部分などが見えてくるはずです。課題点や改善が必要な点を洗い出し、その都度見直しを行っていくことで、緊急時に機能するBCPへとアップデートできます。
事業継続に向けた共通認識の醸成
BCPは、計画の作成者だけが内容を理解していても緊急時に機能しません。机上訓練を通して、BCPの基本方針や優先すべき事業・業務、判断基準などをすり合わせ、共通認識を形成していくことが必要です。
また、机上訓練によってBCPの理解が進めば、参加者の事業継続に対する意識も自ずと高まります。認識や意識にズレがあると、いざというときに混乱が生まれるため、必ず訓練を実施し、事業継続の方法を浸透させましょう。
意思決定の流れや対応手順の習得
シナリオに沿って緊急時の対応をシミュレーションしていく机上訓練は、それぞれの役割の整理や対応手順の確認に適しています。特に意思決定プロセスの明確化は、事業継続において非常に重要です。対策本部にどのように情報を集約させ、意思決定を行っていくかなど、机上訓練でのシミュレーションを通して参加者の理解を深めていきましょう。
また、役割分担に関しては、担当者が被災した場合に備え、代替要員を確認しておくことも必要です。
BCP机上訓練の具体的な進め方と実施手順
BCPの机上訓練は、大まかに「①計画・準備→②実施→③評価」のステップで進めることができます。各ステップの進め方やポイントなどを解説します。
ステップ①計画・準備
まずは訓練計画を立てたうえで、必要な資機材・会場などを準備します。訓練計画に必要な項目について、以下に一例を挙げました。
【設定すべき項目】
- 訓練の目的・検証テーマの立案
- 参加者、訓練体制の決定
- シナリオの設定、作成
- 当日の進行プログラム
特に重要となるのは、訓練の目的・検証テーマです。これらをもとにシナリオや参加者、訓練体制などを定めていくため、最初に明確にしておきましょう。また、訓練の目的・検証テーマを参加者へ事前に伝えておくことで、達成すべき成果を意識した、効果的な訓練が実施できます。
シナリオは自社の被害想定を盛り込んだ、リアルな内容にすることが重要です。次の章で、シナリオ事例を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
【準備が必要な項目】
- 訓練に使う資機材、説明資料などの用意
- 会場の設営
- 参加者への事前説明
訓練計画をまとめたら、上記の準備を始めます。資機材は電話機器やホワイトボードなどを準備しましょう。訓練報告書に訓練の様子を収めた写真などが必要なため、カメラも用意しておきます。
会場の設営や参加者への事前説明は、訓練前日に行うことがおすすめです。事前説明では訓練の目的・検証テーマや訓練の進め方・ルールなどを説明しましょう。
シナリオ例
| 目的 | 地震を想定した初動対応に不備や改善点がないか検証する | |
|---|---|---|
| 検証テーマ | 大規模地震発生時の初動対応の内容・手順 | |
| 参加者 | 対策本部 | |
| シナリオ | 災害発生状況 | 6月30日（金）9:30に千葉県沖を震源とする震度7の地震が発生 |
| 被害想定 | ①大津波警報が発表される ②輻輳（ふくそう）状態により電話・メールがつながりにくい状況 ③建物は倒壊の心配はないが、津波により浸水している状況 |
|
| 課題 | ①避難指示・誘導はどのように行うか ②安否確認はどのような手段と手順で実施するか ③対策本部をどのように立ち上げるか |
|
ステップ②実施
当日は進行プログラムとシナリオに沿って訓練を進めます。改めて訓練について説明するオリエンテーションから始め、訓練本番、最後に訓練の振り返りという流れで進めるとよいでしょう。
のちに訓練の内容を分析できるよう、訓練中の記録が重要です。改善に役立つ訓練報告書の書き方は、後半で事例を交えながら説明しているので、ぜひ参考にしてください。
ステップ③評価
訓練後に行う振り返りは、BCPの課題や気付きを洗い出すために重要な時間です。目的や検証テーマについて、参加者それぞれが評価を行い、意見を共有します。
参加者全員の意見を吸い上げるには、アンケートの実施が効果的です。アンケートにはBCPに対する意見だけでなく、訓練そのものの評価を記入できる欄も設けるとよいでしょう。アンケートで出た課題をもとに、訓練計画の見直しも行ってください。
机上訓練報告書の書き方
机上訓練の成果を今後に活かすには、報告書の作成が重要です。以下で入れる項目例をまとめたので、参考にしてください。
| 訓練の実施概要 |
|
|---|---|
| 訓練の経過報告 |
実際の訓練の様子を時系列でまとめる。 例） 10:00 オリエンテーション実施 10:15 訓練開始 スクリーンに災害発生状況をまとめた資料を投影。司会が状況を説明しながら、次に大津波警報の発表を知らせる資料を映し出す。 10:30 課題①のグループワーク開始 ・ ・ ・ |
| 訓練による課題と改善方法 |
訓練の振り返りで明確になった課題と、その解決策をそれぞれまとめる。 例）
|
| 訓練の様子など | 訓練の様子や、訓練に使用したホワイトボードの写真などをまとめる。 |
| 報告書の作成日と作成者など |
|
報告書では主観を入れずに、事実のみを記載することがポイントです。特に、課題と解決方法の項目は重要となります。訓練での気づきや、振り返りの際に議論された内容をまとめ、BCPの改善に活かしましょう。BCPの機能を高めていくためにも、改善案をいつまでに実行するかを定め、確実に実行していく仕組み作りが必要です。
BCP机上訓練のよくある課題と改善ポイント
訓練は始めから完璧にうまくいくわけではありません。その都度、課題を見つけながら、徐々に改善していくことが重要です。以下でよくある課題と改善ポイントの一例を紹介します。
| 課題 | 改善ポイント |
|---|---|
| 形だけの訓練になってしまっている | まずは目標・検証テーマをしっかり設定して、参加者に意識してもらうことが大事。また、訓練の緊張感を高めるために、訓練用の緊急地震速報を流すなど、緊迫した状況を作る方法も効果的。 |
| 新たな気づきや改善点がなかなか出てこない | 参加者の想定範囲内のシナリオだとマンネリ化するため、実際に起きた災害や自社のハザードマップを参考にリアルなシナリオを作る。 |
| 訓練後の改善が進まない | 改善点を洗い出したら、必ず優先順位をつけて、いつまでに、誰が対応するかを明確にすること。 |
BCP机上訓練の進行事例
大規模災害
【訓練の目的】
安否確認の手段や手順に問題がないかを確認する
【検証テーマ】
大規模地震発生時の安否確認方法
【課題】
輻輳（ふくそう）状態による電話不通時の安否確認をどのように行うか
【改善点】
電話不通時の安否確認は、災害用伝言ダイヤル（171）を活用して行うため、使い方をまとめた資料を作成し、従業員に配布する
パンデミック発生
【訓練の目的】
体調不良者の発見から報告までの手順を全員が理解する
【検証テーマ】
感染者発生時の初動対応
【課題】
夜間帯など看護師が不在の場合、体調チェックをどのように行うか
【改善点】
現在いる介護職員で対応できるよう体調チェックのリストを作成する
BCPの課題発見に、まずは机上訓練を取り入れよう
机上訓練は、BCPの内容を検証したり、抜け漏れを確認したりなどに役立つため、策定後にまず実施すべき訓練です。しかし、ただ机上訓練を実施するだけでは、緊急時の対応力を高めることはできません。訓練実施後は必ず振り返りを行い、PDCAサイクルを回しながら、改善活動を行っていきましょう。BCPと訓練の内容をアップデートしていくことで、自社の事業継続力はさらに高まっていくはずです。
