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自然災害やシステム障害などトラブルが起きた際に落ち着いて行動できるよう、企業においては初動対応をあらかじめ定めておくことが重要です。
この記事では初動対応の目的や重要性を解説しつつ、フロー・マニュアルの作成方法や盛り込むべき項目を詳しく紹介します。初動対応のフロー・マニュアルを作成している企業の担当者の方はぜひ参考にしてください。
初動対応とは
初動対応とは自然災害やシステム障害、事故など緊急事態が発生した際に、人的被害や物的被害を最小限に抑えるための一連の行動です。たとえば以下の対応が初動対応にあたります。
- 被害状況や発生したインシデントに関する情報収集
- 初期消火や通報
- 従業員の安否確認
- 安全な場所への避難
初動対応の重要性
初動対応には、大きく「人命の救助・保護」と「二次災害の予防」の二つの目的があります。特に人命救助においては、災害発生から72時間が勝負と言われており、迅速な初動対応が非常に重要です。
BCP（事業継続計画）においても、初動対応が鍵を握ります。初動対応を適切かつ迅速に遂行することで、被害の拡大や二次災害を防ぎ、次に行う事業継続の取り組みがスムーズに行えるためです。
緊急事態発生時に迷わず行動できるようにするため、企業においては初動対応はあらかじめ定めておく必要があります。
初動対応フロー・マニュアルの必要性とその作成方法
初動対応マニュアルとは「緊急事態が発生した後の対応をまとめた行動指針」、初動対応フローとは「インシデントが発生した際の初動対応の順序を時系列でまとめたフローチャート」です。
まずは自然災害などのリスクを洗い出し、必要な初動対応をまとめていきましょう。リスクごとに初動対応フローをまとめ、必要な対応を項目ごとに整理します。
参考：災害時の安否確認方法一覧（家族向け・企業向け）と注意点
初動対応マニュアルに必要な項目
初動対応マニュアルに必要な項目と、それぞれの作成ポイントをご紹介します。
災害対策本部の立ち上げ
災害対策本部とは、緊急事態発生時に一時的に設置される組織で、現場の指揮をとる役割があります。災害対策本部の立ち上げについて、初動対応マニュアルに盛り込むべき項目とポイントは以下のとおりです。
| 項目 | 作成ポイント |
|---|---|
| 立ち上げる基準 | 「震度5以上の地震発生時」「豪雨などの大災害発生時」など明確な設置基準を設けることによって現場基準で判断できる。 責任者の判断で設置するなどの柔軟なルールも盛り込むとなお良い。 |
| 設置場所 | 会議室など広いスペースのある本社が設置場所になることが多い。 本社が被災した場合に備えて予備の拠点もあらかじめ定めておくこと。 |
| 組織体制 | 全体責任者（災害対策本部長）、副部長の下に、事業部ごとの担当者を配置し、救護班や避難誘導班など必要な役割を設ける。 |
安全確保・安否確認方法
初動対応のなかでも要となる安全確保・安否確認方法については以下の項目をまとめましょう。
- 避難場所
- 緊急連絡網
- 安否確認の手順およびルール
避難場所は災害リスクにあわせて安全性の高い避難場所を選定します。震災の場合は、オフィスのある建物の耐震性が高ければ、屋内にとどまることが基本です。津波や洪水の場合は2階以上の高い場所、火災の場合は屋外に避難するなど災害リスクごとに場所を選定します。
安否確認については全従業員の安否状況を確実に確認できる方法や手段を考えましょう。電話やメールではなく安否確認システムを導入するのもひとつの手です。
被災状況の把握と共有方法
適切な初動対応のためには情報収集が欠かせません。緊急事態発生時には次の対応を考えるために、人的被害や物的被害（建物や設備、ライフラインなど）の状況把握のほか、周辺地域の災害状況などの情報を収集する必要があります。
事業所ごとに「誰がどのように情報収集を行うか」「収集した情報をいつまでに誰に伝えるか」などを定めましょう。情報収集にはテレビやAM/FMラジオ、インターネットなどあらゆる手段を確保しておくことがポイントです。
被害状況の共有は社内だけでなく、顧客や関係者に対しても行います。あらかじめ主要な顧客や取引業者などの連絡先を取りまとめたリストを作成しておきましょう。
避難方法
あらかじめ避難誘導班を設置し、避難場所までの避難経路や手順などをまとめます。従業員だけでなく、来訪者がいた場合の案内も必要なため、その際のルールや注意事項も整理しておきましょう。
避難経路を設定する際は、オフィスの階段や廊下に避難の邪魔になる物が置かれていないか、外を移動する場合は道の途中に危険な建物がないかなどをチェックしておきます。
従業員に避難経路や避難場所を周知させるなど、事前の対策も重要です。
応急手当や初期消火の方法
二次災害を招かないためにも、負傷者への応急手当や初期消火などが重要です。
【応急手当】
救出班などを定め、火傷や出血した際の手当の方法を定めておきます。呼吸や心臓が止まっているときは、人工呼吸やAEDを使った救命手当が必要です。重傷者がいる場合は119番通報するなどのルールも整備しましょう。
【初期消火】
消火班を設置し、火災発見時の対応や初期消火の方法をまとめます。火災発見時は大声で周囲の人に知らせる、119番通報するなどの対応が必要です。また、地震発生時は、二次災害で火災が起きないよう火の元の安全確認を行いましょう。
生産設備の緊急停止方法
火災などの二次被害、または設備の故障を防ぐため、発生したインシデントによっては生産設備の緊急停止が必要な場合があります。生産設備を停止する手順や方法を定め、従業員に周知させることが必要です。必要に応じて別途手順書を作成してもよいでしょう。
化学物質などが漏えいするリスクの高い設備に関しては、飛散・流出を防止する機材や設備を備えるなど事前の対策が必要です。
重要書類の保護に関して
契約書類や事業継続計画書などの重要書類について、保管方法や緊急時の対応をまとめます。あらかじめ、緊急事態発生時に保護するべき書類の優先順位をつけておきましょう。
緊急時の対応としては事業所内にある耐火金庫のような安全な場所に格納する、もしくは事業所外に持ち出すなどの方法が考えられます。
また、重要書類が破損した場合に備えて、コピーした書類を別の場所に保管しておくなどあらかじめ必要な対策を講じましょう。
帰宅困難者への対応
大規模な災害時に交通機関が麻痺して、帰宅困難者が発生する可能性があります。むやみに移動すると二次災害が発生したり、人命救助の妨げになったりするため、企業側は帰宅困難者をオフィスに滞在させるなどの対策が必要です。
具体的には人命救助がある程度落ち着く3日間までの備蓄の用意、従業員が安心して滞在できるようオフィスの安全確保などを行います。オフィスの安全を確保するには、家具類の転倒やガラスの飛散を防止するための対策を事前に行っておくとよいでしょう。
初動対応の強化に必要なのは事前対策
いざというときの初動対応力を高めるには、防災訓練の実施が非常に重要となります。初動対応マニュアルを作成したら、訓練を実施し、以下の手順に沿って内容のブラッシュアップを行いましょう。
- （Plan：計画）初動対応マニュアルの作成
- （Do：実施）初動対応の訓練実施
- （Check：確認）訓練終了後に問題点の洗い出し
- （Act：改善）初動対応マニュアルの見直し・改善
上記のようにPDCAを回すことで初動対応マニュアルを精度の高い内容へ改善できるうえ、定期的な訓練の実施により従業員へ初動対応を周知・浸透させることができます。
初動対応マニュアルだけでなく
初動対応は事業継続においても非常に重要な役割を担っています。初動対応マニュアルをまとめたら、その後の事業継続の方法や手順をまとめたBCPの策定にも着手しましょう。
初動対応をより強化したい企業は、被害状況の収集や共有が迅速に行えるシステム「BCPortal」や、AIを活用し危機の予測や管理を可能とするソリューション「Spectee」にも注目してください。システムを上手に活用することで担当者の負担軽減にもつながります。
