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せっかくBCP（事業継続計画）を策定しても、実際にそれを発動し的確に実行できないと意味がありません。そこで大切になるのが、日頃のBC訓練です。しかし、いざ訓練を行うとしても、どのように実行すればいいのか分からない、という企業も少なくないでしょう。
そこで今回は、BC訓練の重要性や訓練の内容、訓練を効果的にするためのポイントについて解説します。いざというときに慌てることがないよう、この記事を参考に、実践的なBC訓練の進め方を把握していきましょう。
BC訓練とはどんなもの？
BCPとは、Business Continuity Planの頭文字をとったもので、災害や事故、テロといった緊急事態が発生した際、経営の被害を最小限に抑えつつ、重要な業務が中断しないようにしたり、少なくとも重要な業務だけでも、できる限り早く復旧させたりすることを目的とした、事業継続計画を表す言葉です。
そして、BC訓練は、緊急事態に遭遇したときにきちんと対応できるよう、作成した計画書を元に訓練することを指します。起こりえる緊急事態は、同じものはほとんどありませんし、地震や台風、感染症を含む、大規模な災害はいつ発生するか分かりません。有事にも業務を継続していくため、BCPは企業のバリューとして必ず
実施しておくべき取り組みと言えます。
BC訓練の目的は
BC訓練をする目的は、どんなところにあるのでしょうか。確認していきましょう。
BCPの浸透
緊急事態が起こった際に策定したBCPが有効に活用されるためは、限られた社員が把握しておくだけでは不十分。 BC訓練の必要性が理解できず緊張感が持てないようでは、実際の緊急事態発生時に従業員がきちんと行動できず、BCPをスムーズに進めることができません。
BC訓練を定期的に行うことこそが、従業員全員にBCPの目的を浸透、定着させることにつながるのです。
対応力の向上
関わる従業員が、緊急時にやらなければならない役割を果たせなければ、事業継続はうまく行きません。BC訓練により、緊急時の役割を明確にし、対応力を向上させる必要があります。また、一部の従業員だけでなく、新しく入ってきた従業員にも、同じように対応できるよう教育・訓練することが大切です。
意思決定能力育成
緊急事態の混乱下においても、それぞれがきちんと役割を果たせるよう、意思決定能力を育成することも、BC訓練の目的です。実際の現場では、想定しないことも起こり得ます。事業の継続を行うにあたり、さまざまな役割を担う権限者がきちんと判断できるように訓練することはとても大事です。
実効性を検証
BCPは計画して終わりでは意味がありません。その計画が本当に使えるものであるか、緊急事態が起こった際に計画に沿った行動がとれるかどうかを、確認する必要があるでしょう。実際にシミュレーションしてみると、計画にほころびが生まれることもあります。実効性を検証するのに有効となるのが、BC訓練です。
代替システムや代替拠点、手作業などの方法で業務継続することにした場合、計画通りに対応できるかを確認する必要があります。いざ緊急事態が起こった際には、正確かつ迅速に対応する必要がありますが、訓練なしに慣れない代替手段をとるのは難しいこともあるでしょう。事前に訓練を重ねることも、事業をスムーズに継続する必要条件と言えます。
BC訓練の項目
BC訓練には、5つの種類が挙げられます。それぞれの訓練手法について、詳しく確認していきましょう。
緊急連絡体制の確認
緊急事態の際に、会社から従業員に向けて、また従業員同士で連絡を取り合うことができる体制が整えられているかは大変重要です。緊急時に人員を集めることができるか否かは、復旧作業に大きな影響を与えます。事前に作成した体制に従い、実際に連絡して流れを確認しましょう。この連絡体制は緊急時のみに活用するだけでなく、通常時に連絡手段として活用することが重要です。普段から使い慣れていないシステムでは、緊急時は焦りもあるため上手く使えないということを覚えておきましょう。
データはバックアップされているか
緊急事態が起こったときを想定して、バックアップした書類や電子データをきちんと取り出してデータを復旧できるかどうかを訓練しておく必要があります。ITを活用している場合は、代替システムを用意し、起動と切り替えがスムーズにできるかどうかも確認しておきましょう。訓練以前に、平常時の定期的なバッグアップも必要事項となります。
リモートでの訓練を行う
昨今は新型コロナウイルス感染症の影響で、在宅勤務を導入している企業も多いと思います。その場合、災害対策本部のメンバーが集まって訓練を行うよりも「集まれない状況下でも機能するか」を確認するために、リモート訓練を行っておきましょう。
予め訓練を行い、使用するシステムや情報収集・共有の進め方を決めておくことで、スムーズな事業継続につながります。
代替施設への移動手段の確認
緊急事態に備えたオフィスや工場の代替施設があるなら、代替施設への移動も訓練しておくべき項目です。代替施設で実際に復旧作業を進めてみて、きちんと稼働できる状態かどうかを確認しておきましょう。
総合訓練
緊急事態発生から復旧までの一連の流れを想定して行うのが、総合訓練です。訓練を通しで行うことで、有効性を確認できることに加え、次の行動を想定する対応力を身に付けることにつながります。社内だけで実施して防災能力を高めるのはもちろんのこと、近隣の会社同士や自治体と連携した訓練も効果的です。
BC訓練の進め方
続いて、実践的なBC訓練の進め方を押さえていきましょう。
計画・準備
まずは、BC訓練の計画を立てることからスタートです。BC訓練の種類や想定する災害を定めましょう。災害は発生事象と状況について、できるだけ具体的に想定することがポイント。実際に起こり得る状況を提示することで、訓練に緊張感を持たせることができます。
役割分担
計画を立てたら、次は役割分担です。BC訓練を行う対象者を定めてシステムを準備したのち、部署や個人単位に役割を振り分け、行動指針を明確にしておきましょう。役割分担の一環として、緊急時に視覚的に確認しやすいフローチャートを作成しておくのもおすすめです。緊急事態発生時にすべき行動が分からなくなった際、フローチャートが行動基準となります。
フィードバック
訓練終了後に、実施してみて上手くいかなかった点を、訓練対象者の意見を踏まえたうえで洗い出し、BC訓練の内容を強化していきましょう。BC訓練とフィードバックを重ねることで、自社に合ったBCPに近づけていくことができます。
BC訓練を行うポイント
BC訓練を行うときに意識しておきたいポイントをまとめてみました。
訓練対象者への内容説明をしっかりと行う
訓練対象者がBC訓練の目的や意味を理解できていなくては、緊張感を持たせられなかったり、訓練自体を面倒に感じてしまったりと、得られるものは少なくなります。
そうならないためにも訓練実施前には、訓練対象者にしっかりとBCPの必要性や重要性を説明し、訓練についての理解と目的意識を持たせることが大切です。企業の存続、ひいては従業員の生活を守ることにもつながることを、きちんと伝えておきましょう。
実施して終了ではなく、課題や懸念点を洗い出す
BC訓練で一番重要となるのは、フィードバックの項目です。BCPをより良いものにしていくことが、BC訓練を行う目的のひとつ。BC訓練が完了したら評価をして、課題や懸念点を挙げ、それらを解消していくための方法を模索します。また、一度策定したBCPも、事業の内容に変化があれば、有効でなくなるかもしれません。定期的にBC訓練とフィードバックを重ねて、緊急事態発生時に本当に効果のある質の高いBCPにしていきましょう。
まとめ
地震や台風、火災、感染症などによる大規模災害は、いつどんなタイミングで発生するか分かりません。実際に、新型コロナウイルス感染症により、業務をオンラインに移行するなど、業務形態を転換した企業もたくさんありました。有事に備えたBCPを策定し、定期的にBC訓練を重ねておくことで、緊急事態発生時の混乱を最小限にとどめることができるでしょう。どんな事態であっても最低限重要な事業だけでも継続できるよう、BC訓練の取り組みに力を入れてみてはいかがでしょうか。
