安否確認とは？目的と重要性、実施方法・確認項目を解説

企業における安否確認は従業員の安否や被災状況を素早く確認するためだけでなく、被災時の事業継続においても重要な意味をもちます。ここでは重要な初動対応のひとつである安否確認について実施方法や確認すべき項目などの情報をまとめました。

効率よく安否情報を収集、集計できる安否確認システムの機能やメリットについても紹介しているので、自社の安否確認方法を確立したい担当者の方はぜひ参考にしてください。

安否確認とは？

安否確認とは、災害だけでなく、大規模障害や感染症などの有事の際に、従業員をはじめ、関連会社など企業活動にかかわる人々の安否や被災状況を確認する初動対応のひとつです。たとえば従業員に対してはケガの有無や出社可否、現在安全な場所にいるか、などの確認を行います。従業員だけでなく、その家族の安否確認を行う企業もあります。

企業における安否確認の目的や必要性

企業で安否確認を正しく実施するためにも、その目的や必要性を知っておく必要があります。以下で詳しく解説します。

従業員の身の安全を守るため

安否確認の第一の目的は、緊急時に従業員の身の安全を守ることです。迅速な安否確認によって企業は有効な対策や支援を実施できるうえ、次にとるべき行動を従業員に適切に指示でき、二次災害の防止につながります。

緊急時の安否確認は法的に義務付けられているわけではありませんが、安全配慮義務の一環として、どの企業においても実施すべき取り組みです。近年、大規模地震による甚大な被害が見込まれているなかで、緊急時の災害対策を企業が準備し、安全配慮義務を果たすことが法的な側面だけでなく、社会全体からも求められています。

現在、南海トラフ地震や首都直下地震など、大規模地震の発生が高確率で予想されているため、緊急時の対策として、一日でも早く安全対策体制の構築が必要です。その際は早朝や夜間、休日など就業時間以外の対策も準備して、緊急時の対応力を高めておきましょう。

迅速に事業継続へつなげるため

先ほど、企業が安否確認を行う理由として“従業員の身の安全を守ること”を挙げましたが、その背景には安全配慮義務の履行以外に、事業継続という目的があります。緊急事態発生時は、事業を継続するためのあらゆる情報が必要です。なかでも従業員の安否確認は、事業継続に必要な人員把握や確保において重要な意味をもちます。従業員の安否や被害状況を確認しつつ、事業復旧にあたれる人員を早急に把握することで、事業継続に向けた次の一手へと動き出すことができるためです。

また、取引先を含めた各ステークホルダーへ安心を提供するためにも安否確認は欠かせない取り組みといえます。たとえば、緊急時は取引先も“自社の担当者は無事か”“自社にどのような影響があるか”など関連企業の状況を気にしています。従業員も、緊急時でどのような対応をとればよいか迷うなか、企業側から安否確認や避難情報などの連絡が届けば安心できるでしょう。従業員の安否確認とともに、その情報を必要なタイミングで社外へ発信する体制やフロー作りなど、各ステークホルダーを意識した事前対策も必要です。

安否確認で確認すべき項目とは？

安否確認では、主に以下の項目を確認します。

• 従業員本人の安否状況
• 従業員の現在の状況や現在地
• 出社可否や帰宅可否
• 緊急対応が可能な従業員
• 従業員の家族の安否状況

事業継続の視点では、上記の安否確認以外に、仕入れ先や協力企業など自社事業に関係する企業の状況把握が重要です。関連企業の担当者と連絡先、緊急時に確認すべき内容をあらかじめ定めて、共有しておきましょう。

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安否確認の実施方法

企業における安否確認は、主に以下の方法があります。

電話やメール	普段使い慣れている身近なツールのため、年齢やITスキルを問わず誰でも利用しやすい。
SNS（LINE含む）やビジネスチャット	事前にアプリのインストールが必要。通常業務で全社的に使用している場合には有効な方法。
災害用伝言板などのサービス	輻輳（ふくそう）が発生して電話やメールがつながりにくい状況でも使える。
安否確認システム	災害時の安否確認に特化したシステムでさまざまな機能が搭載されている。

いずれの場合も、いざというときに備えて、従業員の連絡先をまとめた緊急連絡網を作成しておく必要があります。

安否情報の収集に役立つ安否確認システムとは？

安否確認システムとは、緊急時の安否確認に役立つ機能が搭載された専用のシステムです。以下で具体的な機能や、企業における安否確認システムの必要性などを詳しく解説します。

安否確認システムの機能

安否確認システムには主に以下の機能が搭載されています。

• 一斉配信機能
• 自動送信機能
• 回答の自動集計機能

自動送信機能とは、事前に設定した時間帯や気象庁の情報と連動して、安否確認連絡を行う機能です。これらの機能により、安否確認の担当者の負担を大幅に軽減することができます。

さらに、上記に加えて、以下の機能が搭載されている安否確認システムもあります。

• チャット・掲示板機能
• 従業員の家族への安否確認機能
• 未回答者へのリマインド機能
• 位置情報の取得機能

安否確認システムの必要性

自動送信機能や自動集計機能などが搭載されている安否確認システムは、担当者の負担を減らしつつ、効率的な安否確認を可能にします。迅速に安否確認を行うことで、事業継続に向けた対応をいち早く判断できるため、安否確認システムの導入はBCP強化の第一歩となるでしょう。

以下で、自社にぴったりの安否確認システムを選ぶ方法を解説しています。安否確認システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

【中小企業向け】安否確認システムおすすめ5選・選び方と導入事例

企業が安否確認をする際のポイントと注意点

最後に、企業が安否確認の体制を整えるうえで押さえておきたいポイントと注意点を解説します。

災害時の連絡手段とルールを決めておく

緊急時の連絡手段は電話やメール、ビジネスチャット、安否確認システムなどさまざまな方法があります。しかし事前に連絡手段やルールを決めていないと、有事の際にスムーズな安否確認が難しくなります。

いずれの手段を採用する場合においても安否確認の手順、安否確認を行う担当者などを事前に決めて、従業員に周知しておくことが必要です。また、災害時に通信規制が発生する場合もあるため、「メールが届かない場合は、別の連絡手段で実施する」など細かく定めておきましょう。

以下では、安否確認方法を検討する際に役立つ情報を紹介しています。

参考：災害時の安否確認方法一覧（家族向け・企業向け）と注意点

個人情報の扱いに注意すること

安否確認の体制を整えるには、事前に緊急時の連絡先を複数まとめた緊急連絡網が必要です。これらは個人情報となるため、取り扱いには十分に注意しましょう。他者が閲覧できないようファイルにパスワードをつけたり、セキュリティが強固なシステムを使ったりなど、適切に管理してください。

安否確認システムを導入する場合は、プライバシーマークを取得しているメーカーのシステムがおすすめです。インフォコムはプライバシーマーク認定を受け、安否確認システム「エマージェンシーコール」のサービスを提供しています。

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連絡先のメンテナンスを必ず行うこと

安否確認に使う緊急連絡網は常に最新の状態にしておく必要があります。新入社員や中途採用者が入社した場合、退職者が出た場合、人事異動があった場合などは、必ず連絡先を更新しましょう。

抜け漏れなく更新できるよう、メンテナンスの担当者を決めておくことが重要です。

安否確認の項目をあらかじめ定めておく

安否確認の項目が多かったり、複雑だったりすると従業員が「どのように返したらよいかわからない」と感じ、混乱のもとになります。そのため安否確認の項目をあらかじめ定め、共有しておくことが重要です。また、以下のように項目に合わせて回答の選択肢も想定しておくと、緊急時に誰もが答えやすい安否確認メッセージが準備できます。

以下で安否確認メッセージの作成方法や例文を紹介しているので、参考にしてください。

安否確認メールの書き方・ポイントと例文（インシデント別）

安否確認の訓練を定期的に行うこと

安否確認の連絡手段やルールを定め、従業員に周知していても、何の訓練もしていない状態では緊急時にスムーズに安否確認ができない可能性があります。従業員だけでなく安否確認の担当者においても、定期的に訓練を行い、手順や運用フローを定着させることが重要です。

訓練を実施したあとは必ず振り返りを行い、運用体制や手順を見直して、改善していきましょう。PDCAサイクルを回しながら改善することで、緊急時に役立つ安否確認体制が整います。

集計方法を決めておく

安否確認で集計した情報は、災害対策本部の意思決定に重要なため、いち早く可視化することが必要です。たとえばグラフや一覧表にするなど、緊急時に一目で状況が判断できるような状態に仕上げることが求められます。まとめ方は、災害対策本部と相談して事前に決めてください。

また、集計した情報をもとに災害対策本部が対応を判断する訓練も定期的に実施しておきましょう。

万が一に備えて早急に安否確認方法の確立を

内閣府が公表している「例和6年度 能登半島地震被災エリア 企業の防災・事業継続災の取組について」の資料では、“被災前から実施済の対策、被災時に有効だった対策”として「安否確認」が上位に挙げられています。緊急時の対応力を高めるには、まず安否確認の体制を整えることが必要です。

インフォコムではメールや電話、スマホアプリなどさまざまな手段で安否確認ができるシステム「エマージェンシーコール」を提供しています。BCPをさらに強化したい企業の担当者の方はぜひ注目してみてください。

参考：令和6年度 能登半島地震被災エリア企業の防災・事業継続災の取組について｜内閣府（防災計画担当）

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