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安否確認訓練を実施した際、従業員から「メールが届いていない」と言われた、または未回答が多いという状況はありませんか？
ここでは安否確認システムメールが届かない際に確認すべき項目を、送信者側と受信者側に分けて解説します。
現行の安否確認システムに課題を感じる場合は、この機会にリプレイス（乗り換え）も検討しましょう。安否確認システムを選ぶ際に必ずチェックしておきたい比較ポイントもご紹介しているので、リプレイス時の参考にしてください。
安否確認システムメールが届かない原因と確認項目
安否確認システムメールが届かない原因は、操作ミスや受信設定の誤り、通信環境の影響などが考えられます。メールが届かない際に確認したい項目を、送信者側と受信者側で分けて解説します。
送信者側の確認項目
- メールアドレスに誤りがないか
- 操作ミスがないか
- サーバーや安否確認システムに障害が発生していないか
- 安否確認システムが一部メンテナンス中ではないか
- 大量送信による送信元ドメインやIPアドレスの評価低下による受信拒否となっていないか
まず考えられるのは送信者側の人的ミスです。メールアドレスが正しく入力されているか、あるいは古いデータでないかを確認しましょう。安否確認システムによってはメールアドレスに誤りがある場合にエラー表示で知らせてくれます。
または、送信時間に誤りがある、送信ボタンを押し忘れていたなど、自身の操作ミスが原因の場合もあるので、一度確認してみてください。
上記以外の可能性でいうと、サーバーやシステムに障害が起きているケースや、大量送信での送信元不信によるメールツール側の受信拒否も考えられます。その場合は、安否確認システムのメーカーへ問い合わせてみましょう。
受信者側の確認項目
- 受信ボックスがいっぱいになっていないか
- 迷惑メールと判定されてしまっていないか
- 受信制限が設定されていないか
受信者側のメール設定によって、安否確認システムメールが届かないケースも考えられます。たとえばメールボックスの容量オーバーにより、新しいメールが受信できないというケースがあります。その場合は、不要なメールを削除するか、上司に相談してサーバーの容量上限を増やしてもらいましょう。
また、受信制限設定などにより迷惑メールと判定されて、別のフォルダに紛れ込んでいる可能性もあります。安否確認システムメールは緊急時に自身の安否状況を伝える大事なものです。必ず受け取れるよう受信許可リストに登録しましょう。
「確実につながる」安否確認
「エマージェンシーコール」安否確認の24時間後の回答率は、被災地に本社を構える某企業では96.3%、関東地方に本社を構える某企業では99.5%、東日本全域にオフィスを構える某企業では96.0%といずれも高い回答率を得ることができました。
安否確認システムに課題がある場合はリプレイスの検討を
従業員の安否確認は、緊急時の初動対応の要です。安否情報を確実に収集することで、スムーズな事業継続へとつながっていきます。そのため安否確認システム導入においてもっとも重要なのは、“有事の際に確実に使えること”です。
実際に東日本大震災のときに、「安否確認システムが思うように機能しなかった」「安否情報や出社できる人数などがほとんど入手できなかった」という事例がいくつかあります。こうした事態を避けるためにも、自社に合った安否確認システムを導入することが重要です。
メールが届かない以外にも、以下のような課題を感じている担当者様は、この機会に安否確認システムの乗り換え（リプレイス）の検討をしてみてはいかがでしょうか？
- メールの送受信に不安がある・遅延が発生する
- 管理者の権限制限があり柔軟に使えない
- 導入後のサポートが不十分
- 直感的に操作できない
- 回答状況がわかりづらい
安否確認システムのリプレイス時の比較ポイント
安否確認システムの乗り換えを検討している方に向け、4つの比較ポイントをご紹介します。
稼働実績
安否確認システムのリプレイスを検討する際にまず確認したいのが、“緊急時につながるか”という点です。まずは、過去の災害発生時の稼働率を比較してみましょう。東日本大震災や熊本地震、能登半島地震など、大規模災害が発生した際に、安定的に稼働していた実績をもつ安否確認システムは、信頼性が高いといえます。
実績の面では、ユーザー数や他社の導入実績も比較する際の参考になります。導入実績は評判の高さを表す指標です。多くの安否確認システムは、導入数を公表しているので、まずはこの点から見比べてみてもよいでしょう。どのような企業が導入しているかも、チェックしてみてください。
そのほか口コミやサービスの提供年数などもシステムの比較・評価する際の重要なポイントとなります。
機能性
次に重要となるのが機能性です。安否確認システムには自動送信機能や回答の自動集計、掲示板機能、位置情報取得機能など、システムによってさまざまな機能が備わっています。しかし機能が多いほどよいわけではありませんし、その分コストもかかります。自社の課題を明確にしたうえで、必要な機能を見据え、安否確認システムを導入することが必要です。
たとえば安否確認メールの回答率を上げたい場合は、複数の連絡手段が備わっている安否確認システムの導入がおすすめです。メール以外に、アプリや電話、FAXなどさまざまな連絡手段が備わっていると、従業員も回答しやすくなります。また、未回答者に対して繰り返し連絡するリマインド機能が搭載されている安否確認システムの場合、担当者の負担をより減らすことができます。
担当者の負担の面では、システムを直感的に操作しやすいか、集計結果がわかりやすいかなどの使い勝手のよさも欠かせない比較ポイントです。
運用のしやすさ
安否確認システムは日常的な運用のしやすさも重要です。たとえばデータの更新に時間がかかる、メンテナンスの負担が大きいなどの課題がある場合、緊急時に安定的に活用できない危険性も高まります。また、同時にアクセスできる人数や管理者数に制限がある場合、柔軟な運用を妨げてしまうでしょう。
以下のポイントなどを比較して、運用のしやすさを比較してみてください。運用しやすい安否確認システムは担当者の負担軽減にもつながります。
- データの更新にどれほどの時間がかかるのか
- メンテナンスが簡単にできるか
- 権限の変更は柔軟にできるか、制限が厳しくないか
- アクセス数や管理者数に制限があるか、追加する際に料金が発生するのか
サポート体制
操作方法などに不安があるまま、災害が起きた場合、安否確認システムを十分に活用できない可能性が高まります。そのため導入後のサポート体制をよく確認しておくようにしましょう。安否確認システムによって、相談窓口が設けられていたり、伴走支援があったりなど、メーカーのサポート体制はさまざまです。導入時だけでなく、災害時のサポート体制が充実している安否確認システムもあります。よく比較して、自社で安心して運用できる安否確認システムを選びましょう。
また、企業の成長や組織変更に合わせて機能を拡張できるなど、柔軟性の高さも比較ポイントのひとつです。長期的な運用を考慮し、将来的な拡張性も意識した安否確認システムの選択が重要となります。
安否確認システム「エマージェンシーコール」
インフォコムで提供する「エマージェンシーコール」は、約30年の提供実績をもつ安否確認システムです。東日本大震災や熊本地震でも安定的に稼働した実績をもち、導入社数は9,000社（2026年7月現在）を突破しました。ユーザーからも高評価を得ており、顧客満足度は97％、継続率は99％を記録しています。数万人規模の組織運用を前提としたシステム設計で、大企業や官公庁への導入実績も豊富です。
一斉送信機能や自動送信機能、自動集計など基本的な機能を網羅し、未回答者へのリマインド機能も搭載されています。LINE・メール・電話など豊富な連絡手段が備わっていることで、高回答率を実現。ひとつのシステム内でグループ企業や部署ごとの管理が可能で、同時アクセス数や管理者数にも制限がなく、日々の運用のしやすさも魅力です。
さらにサポート体制も充実しており、システムの導入（切り替え）から運用、定着まで伴走して手厚くサポート。従業員の防災意識を高めるためのノウハウ提供をはじめ、危機管理の専門家によるBCP策定から運用までも支援しており、企業の危機管理体制の構築を後押しします。
有事の際に確実に使える安否確認システムを
緊急時に従業員を守るには、安否確認が重要です。安否確認を迅速に行うことでその後の初動対応や事業継続活動へとつなげることができます。
安否確認システムは従業員の安否状況の収集をサポートするITツールですが、有事の際に確実に使えなければ意味がありません。現在導入している安否確認システムに不満や課題を感じている場合は、ぜひこの機会に乗り換えを検討してみましょう。
インフォコムで提供する「エマージェンシーコール」は、過去の大規模災害時にも安定的に稼働した災害に強い安否確認システムです。乗り換えを検討している企業のご担当者様は、以下よりお問い合わせください。
「確実につながる」安否確認
「エマージェンシーコール」安否確認の24時間後の回答率は、被災地に本社を構える某企業では96.3%、関東地方に本社を構える某企業では99.5%、東日本全域にオフィスを構える某企業では96.0%といずれも高い回答率を得ることができました。
