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「安否確認システムを導入したのにうまく活用できていない」「訓練での回答率が上がらない」など、今の安否確認システムに不満をもっていませんか？ 安否確認システムの課題をそのままにしておくと、有事の際に大きなリスクになりえる可能性があるため、早急に改善することが必要です。
ここでは安否確認システムの乗り換えを検討するタイミングや手順、比較するポイントなどを解説します。新しい安否確認システムを導入して成功した事例も紹介します。
安否確認システム乗り換えの検討が必要なタイミングは？
今導入している安否確認システムに何らかの課題を感じている方に向けて、乗り換えの検討が必要なタイミングについて紹介します。
システムが使いづらいと感じたとき
機能や操作性などに課題を感じたときは乗り換えを検討しましょう。たとえば、UI/UXのデザインが古く、または複雑で直感的に操作できないなどの場合、有事の際に活用できない可能性が高まります。
そのほか、回答結果が見づらく状況を瞬時に把握できないことや、PCとスマートフォンで表示形式が異なり従業員が回答しづらいことも早急に改善が必要です。
加えて、運用面においても階層データが複雑でメンテナンスが困難であったり、管理者権限数に上限があり変更依頼への対応がスムーズでなかったりするケースも改善が求められる状況のため、システムの乗り換えを検討してみてください。
定期訓練や実際の場面で機能しなかったとき
安否確認システムでもっとも重視すべきは、有事の際に問題なく使用できることです。安否確認の訓練時や、実際の災害時にシステムが機能しなかったときは必ず見直しを行いましょう。
実際に京都大学では能登半島地震の際に、安否確認システムの不具合によりメールが届かない事態が発生しています。重要な場面で安否確認システムが機能しなかった場合は設定を見直す、もしくは必要に応じて乗り換えも検討してみましょう。
コストを見直したいとき
あまりシステムを活用できていないのに、月々のコストだけ多くかかっている状況などはありませんか？ 今かかっているコストと、システムの機能性などが釣り合っていないと感じたときは、乗り換えを検討しましょう。
また、オンプレミス型のシステムを使っていて、コストの負担が多い場合は、クラウド型の安否確認システムに乗り換えるのもひとつの手です。
安否確認システム乗り換え時に比較・検討するポイント
続いて、安否確認システムの乗り換えを考えたときに、比較・検討すべきポイントを解説します。
システムの安定性や実績
安否確認システムは、災害時に安定稼働しなければ導入する意味がなくなってしまいます。そのため、これまでの大規模災害で安定的に稼働した実績があるシステムを選ぶことが必要です。利用者数の多さもシステムの信頼性を比較するのに重要な情報といえます。
また、従業員の個人情報を扱うため、セキュリティ面もよく確認しましょう。
機能性
次に重要となるのは機能面です。今の自社の課題を明確にしたうえで、必要な機能がある安否確認システムを選定しましょう。機能性が豊富だと、その分料金も高くなる傾向があるため、費用とのバランスを考えることも必要です。
より担当者の負担を減らしたい場合は、メールだけでなくアプリや電話など複数手段が使えたり、未回答者へのリマインド機能がついていたりなど、便利な機能にも注目してみてください。
操作性
緊急時の混乱した状況のなかで、迷わずスムーズに使えるかは重要な視点です。比較する際は、UIがシンプルで、誰でも直感的に操作できる安否確認システムなのかをよく確認しましょう。自動集計結果の見やすさなども、混乱時の迅速な状況把握において重視すべき点です。
運用のしやすさ
日々の運用のしやすさも重要な比較ポイントのひとつです。たとえば同時にアクセスできるユーザー数に制限があったり、権限を追加するのに数週間かかってしまうシステムだったりすると、効率的に運用できなくなってしまいます。権限設定の柔軟性や、メンテナンスの容易さなどを確認しましょう。
費用と料金体系
安否確認システムの料金体系は、初期費用が不要で基本料金のみがかかるタイプや、月額料金に加え初期費用が必要なタイプなどさまざまあります。まずは予算を決めて、機能面なども考慮しながら自社に合う安否確認システムを選びましょう。複数のメーカーから相見積もりをとって比較するのがおすすめです。
サポート体制
操作に迷ったときに、相談できるサポート体制が整っているかもチェックしましょう。研修や勉強会を実施しているメーカーもあります。また、将来的にシステムの機能の追加や増強ができるかといった拡張性も、非常に重要な部分です。
実績が豊富な安否確認システム3選
乗り換えを検討している企業のご担当者の方に向け、おすすめの安否確認システムを紹介します。利用社数が多く、実績が豊富な安否確認システムを厳選しました。
エマージェンシーコール
現在5,200社以上が導入する安否確認システム、エマージェンシーコール。データセンターを2拠点に置くことで安定した稼働を実現し、東日本大震災でも止まることなく、迅速な安否確認を支えました。
未回答者に対し、最大100回まで自動連絡を行うなど、担当者の負担を軽減する機能が搭載されているのも特徴です。管理者権限や組織階層は無制限に作成でき、人事データの取り込みも対応しています。グループ会社・多拠点・数万人規模でも柔軟に運用できます。
さらに、メールだけでなく、電話やアプリ、FAXなど複数手段での安否確認が可能で、高い回答率を目指せます。
2024年よりUIのデザインが刷新され、より使いやすいシステムへと進化しました。300名以下なら、初期費用無料・月額1万円で利用できるライトプランも用意されています。
安否確認サービス2
2016年からサービス提供が始まった安否確認サービス2は、現在4,000社以上が導入する安否確認システムです。SLA（サービス品質保証）制度を制定し、安心して利用できる体制を整えています。
料金体系は初期費用不要で、プランと契約数に応じた月額料金のみとシンプル。使い方を解説するサポート動画や資料が充実しているため、操作に迷ったときも安心です。毎年、防災の日（9月1日）には一斉の防災訓練の実施しており、訓練後には訓練レポートを配布しています。自社の分析にも役立つはずです。
セコム安否確認サービス
契約者数9,400社・利用者数857万人の導入実績を誇る、セコム安否確認サービス。365日24時間対応のトラストオペレーションセンターを備えており、災害時の情報収集と分析を行ったり、担当者の代わりに安否確認メールを送信したりなど、緊急時の初動支援をトータルでサポートします。
料金体系は、初期費用プラス月額の基本料金というスタイル。300名以下の中小企業向けに月額220円から始められるセコム安否確認サービス スマートもあるため、注目してみてください。
ほかの安否確認システムも知りたい方は、ぜひこちらもご参照ください。
安否確認システムの乗り換えの手順・進め方
安否確認システムを乗り換える際の手順や進め方を詳しく解説します。
1.課題・要件の確認
まずは安否確認システムの乗り換えを効果的に進めるためのプロジェクトを企画しましょう。現在の安否確認システムの課題や要件を整理し、システムに求める機能や性能を明らかにします。あわせて予算の管理も必要です。
これらの条件をもとに複数社を比較し、導入するシステムを決めます。効率よく新システムに移行していくには、スケジュール管理も重要です。
2.テスト運用
本番移行に向けて、テスト運用を実施します。移行リハーサルでは、移行手順の確認や、新システムを担当者が問題なく使えるかなどのチェックを行います。テスト運用を複数回実施し、その都度課題を解決しておけば、スムーズな移行が可能になります。
3.本番の移行作業
リハーサルを終えたら、実際の移行作業に入ります。移行手順通りに作業し、移行後は動作確認を行いましょう。旧システムと新システムでデータに相違がないかの確認や、複数の人間が同時にアクセスした場合の負荷テストなども必ず実施してください。
4.運用開始と旧システム解約
新システムの動作に問題がなければ、全社へ通達し、本格的に新システムでの運用を開始します。操作マニュアルを作って関係者に配布し、研修なども実施しましょう。旧システムは新システムの運用が軌道に乗るまで解約しないことが基本です。
運用後は定期的に新システムの稼働状況をチェックし、見直しと改善を行いながら、社内へ浸透させていきましょう。
安否確認システムの乗り換えが成功した事例
エマージェンシーコールへの乗り換えに成功した旭化成株式会社の事例を紹介します。
これまで同社の安否確認は、それぞれの地区や工場で独自に安否確認サービスを導入しており、一元化されていませんでした。そこで、大規模な組織の運用提案に実績のある、エマージェンシーコールの導入を決意。管理者設定が柔軟にでき、かつ複数の連絡手段で高い回答率を目指せるなど、機能面での優位性も導入を後押しました。
導入翌年に起こった東日本大震災でも問題なく稼働し、エマージェンシーコールを使って被災地に必要な情報を発信できたなど、想定以上の効果が得られたといいます。
関連：旭化成株式会社様は、グループ全体の迅速かつ確実な安否確認を一元的に実現するため、「エマージェンシーコール」で再構築
安否確認システムの乗り換えを決意したらじっくり比較を！
現在の安否確認システムに何か課題を感じた場合は、ぜひ乗り換えを検討してみてください。その際は、まず課題を整理し、機能性や操作性、費用など複数の項目で比較しながら、自社に合う安否確認システムを選びましょう。
インフォコムで提供しているエマージェンシーコールは、危機管理のプロによるサポート体制も整っており、事業継続力をこれから高めていきたい企業・団体にはおすすめの安否確認システムです。乗り換えを検討している方はぜひ検討してみてください。
