災害時の迅速な情報収集とコミュニケーションを支援。BCPortal開発の裏側

災害時の迅速な情報収集とコミュニケーションを支援。BCPortal開発の裏側

阪神・淡路大震災がきっかけとなり開発されたエマージェンシーコール。災害時の迅速な安否確認ツールとして約30年、ご利用いただいてきました。
しかし、災害時の安否確認だけではなく、情報収集と適切なコミュニケーションが取れなければ事業継続は困難です。

こういった課題を解決するために、BCPortal（ビーシーポータル）が誕生しました。開発や社内の専門家など、BCPortal開発に携わるメンバーに、サービスの魅力について語ってもらいました。

●危機管理コンサルタント　徳山
●セールス　　　　　　　　鶴田
●プロダクトマネージャー　根岸
●サービス運用　　　　　　皆吉
●カスタマーサクセス　　　水間

事業継続支援サービスの必要性を熊本地震で痛感

BCPortalを開発した背景は？

根岸：BCPortalは、災害時の事業継続を支援するツールです。

人の安否確認後は、モノや施設の状況を的確に把握する必要があります。BCPortalにはメールフォームやグループトークなど多種多様な機能が搭載されているので、各施設の状況を迅速に共有することができます。

2016年の熊本地震の際、災害時に必要なのは安否確認だけでないと痛感しました。情報を集め、コミュニケーションをとって判断し、意思決定を共有するフェーズがあります。それらをカバーするサービスの必要性を感じ、開発に踏み切りました。

開発で力を入れたポイントは？

根岸：お客様が使いやすい機能を開発することはもちろん、同時にセキュリティと負荷に耐えられる作りも意識しました。災害時はアクセスが集中するので、負荷に耐えられるかどうかも非常に重要です。このため、要件定義のところから保守運用メンバーにも入ってもらい、一緒に開発を進めてきました。

情報を一元管理し、データに付加価値を与える

BCPortalを導入するメリットは？

鶴田：災害が起きたときに、企業の災害対策本部はまず情報収集をして、状況に応じた判断を下します。この時に重要なのは、どこに何の情報があるのかの把握や、迅速な情報伝達です。

しかし、お客様から話を聞いていると、伝達の手段一つとっても、電話、メール、ウェブ会議システム、ホワイトボードや紙など、本当に色々なものがあるんですよね。

ツールが分散すると、情報の抜け漏れ、伝達漏れのリスクが出てきます。

こういった課題を解決するのがBCPortalです。災害時にBCPortalにさえアクセスできれば、必要な情報を確認できて、災害対策本部のメンバーと繋がってコミュニケーションを取れる。複数のツールを経由する必要なく、情報収集、共有、コミュニケーションが一気通貫で実現できるんです。これが一番お客様に喜ばれる機能ですね。

災害時の判断や意思決定は、平常時よりずっと難しくなります。だから、何のツールを使おうとか、どこから情報を得ようとか、本来やるべき行動と逸れたことは極力すべきではないんです。BCPortalをご活用いただくことで、シンプルに迅速に、本来やるべき行動につなげることができます。

また、ツールが複数あればその分コストも増えるので、一つに集約することでコスト削減も実現できるのではないでしょ

カスタマーサクセスとしてお客様と接する中で感じる、BCPortalの利点は？

水間：やはり担当の方々が、本当にやるべきことに集中できることですね。

機能開発には、お客様の声も積極的に反映するようにしていて、最近はエマージェンシーコールとBCPortalをより密に繋げる機能を作りました。人とモノの安否情報をもとに、被害情報をグラフィカルに表現するレポーティング機能です。こちらは、非常に好評です。

災害時のアクションを決定する際は、できるだけ正確な資料が必要です。でも、資料作りに時間を取られてしまっては本末転倒ですよね。BCPortalを導入していただくことで、こういった時間的なコストも削減できます。

情報の収集だけではなく、判断やアクションも迅速に行えると。

徳山：レポーティング機能を活用することで、拠点単位での分析が可能です。単に情報を集約・蓄積するだけではなく、データに新たな価値を生み出すことができるんです。

災害時は、できるだけ正確な見通しを立てたいですよね。いくら情報を集めてもデータ化できなければ、先読みはできません。

また、自社の情報だけではなく、供給元やお客様の情報も集めて、判断していかなければなりません。例えば製造業ですと、サプライヤーさんが壊滅的な打撃を受けていたとしたら、事業継続はできませんよね。サプライヤーさんを切り替えた方がいいのか、そもそも切り替えられるような部材なのか、情報を集めて判断しなければなりません。

取引先を含め情報を一元管理できていれば、自社がどうすべきかを考える材料になります。BCPortalでは、そういったことを目指しています。

災害時も平常時も、より使いやすいサービスを目指して

御社には4,900社ものお客様がいますが、どのような点が評価されているのでしょうか？

根岸：社内に徳山のような専門家が在籍し、専門家と一緒に機能・UIを実装しているところは強みの一つで、評価していただいていることの一つかもしれません。

徳山は、BCPの策定・見直しの支援もしております。緊急時のマニュアルの置き場所からツールの使い分け方まで、緊急時の決め事のサポートも可能です。

また、エマージェンシーコールで培ってきた運用ノウハウはBCPortalにも引き継がれており、皆吉の運用・開発部隊が24時間365日、異変がないかきちんと監視しています。


鶴田：機能面での柔軟性も強みの一つかなと。例えば、BCPortalは自社社員にしか見せないページ、外部に公開するページの使い分けができます。外部に公開するページを持つことで、例えば取引先に対して自社の安否や工場の稼働状況を迅速にお知らせすることが可能です。

また、BCPortalは災害時に特化した利用だけではなく、通常業務でももちろん使えます。

社内のコミュニケーションツールとしては、グループウェアが一般的ですよね。ただ、グループウェアは災害時の対応というより、普段の業務で使われるツールです。災害時にどう情報を分けて管理するのかなど、規模が大きい企業ほどカスタマイズに時間もコストもかかってしまいます。

BCPortalはページ作りが容易なので、設定変更が割と簡単にできるんです。その点では、あまり労力をかけずに好みの仕様に変えられるのではないかと思います。

根岸：エマージェンシーコールもBCPortalも、導入時にカスタマーサクセスから専任の担当がつきます。特にBCPortalは、お客様の業種・業態によって、やりたいことに幅が出てくるので、導入支援の担当がきちんとヒアリングをしながらオンボーディングしてくれるところも強みの一つと自負しています。


水間：初めての導入だったとしても「こういう運用をしたい」など、すでに構想をお持ちのことが多いです。ご要望をBCPortalにどう組み込んでいくか、ヒアリングをした上でセットアップのご提案をしています。

BCPortalの開発に関して、今後の展望を教えてください。

徳山：災害時のスムーズなコミュニケーションはもちろん、普段の業務でもご活用いただけるよう、今後も改良を重ねていきたいですね。


根岸：エマージェンシーコールとも共通するのですが、より外部のサービスと連携してBCPortalに組み込んでいきたいですね。これまでお話ししてきたように、災害時は社内の情報だけではなく、社外の情報をいかに効率よく集めるかが重要になってきます。意思決定の判断材料を整理していけるよう、機能を拡張していきたいです。