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災害に対して何の対策も行っていない場合、被害が拡大し、事業復旧の遅れを招く可能性が高まります。そのため、有効な災害対策の一つとして、防災マニュアルの作成を行う企業も増加傾向にあるといえます。
しかし、仮にマニュアルを作成しようとしても、具体的な内容を決められないというケースもあるでしょう。今回は、企業における防災マニュアルと作成方法、必要な災害対策などについて見ていきます。
企業における防災マニュアルとは
ここでは防災マニュアルの必要性や役割について見ていきましょう。実際に規定する内容は、災害の被害にあった場合に活用できるものでなければなりません。
必要性
災害の発生時には、従業員の命と事業における財産を守るため、対応を示した防災マニュアルの作成が重要です。
災害は企業にとって予想もしないトラブルを引き起こす可能性があります。冷静な判断ができず、素早い避難や適切な対応を行うことができなくなるでしょう。そのため、二次災害が起きることも少なくありません。
しかし、防災マニュアルを作成し、事前に用意しておくことで災害におけるリスクを軽減できます。
防災マニュアルがあるかないかは、災害後の企業活動にも大きな影響を及ぼしかねないので、ぜひとも事前に作成して用意しておくことをお勧めします。
役割
防災マニュアルの役割は、災害が発生した場合に、パニックにならず冷静に適切な対処を素早く実行できるようにするものです。
加えて、いつ発生するか分からない災害に備えるため、災害発生時における各人員の行動や役割を明確にすることもできます。
しかし、マニュアルを適切に運用するためには、常日頃から内容を各人員が把握する、災害時に自分がどの役割を担うのか覚えておくといった事前準備も大切です。
以下では、防災マニュアルの作成方法や企業に必要な災害対策、事前準備について解説しています。ぜひ、ここに掲載された説明を参考にして、あなたの会社の防災マニュアルを作成し、災害を未然に防ぐための対策と災害後の復旧を迅速に進めましょう。
防災マニュアルの作成方法
ここでは、防災マニュアルの作成方法を見ていきましょう。自社に適した防災マニュアルを作成する際は、順番や役割などを明確にすることが大切です。
役割の明確化
災害の発生時には、素早い対応が求められます。そのため、対応が遅れないように、社内でメンバーを選定して防犯対策本部を設立し、人員体制や各人員の役割などを決める必要があります。
体制を構築する場合は、次のような人員を想定したうえで、役割を分担しましょう。
・総括責任者：現場指揮担当
・総務担当：対策本部の設立や運営、各部の支援
・情報連絡班：災害関連情報を収集し、連絡を行う
・救護班：負傷者の救護を行う
・消火班：初期消火や防災設備の稼働などを行う
・避難誘導班：避難経路や建物の安全確認などを行う
・社員ケア担当：社員の安否確認や物資配給、社員への支援を行う
上記はあくまでも一例ではあるものの、災害発生時は想定外のトラブルが起こる場合があります。そのため、総括責任者などはあらかじめ代行者を複数決めておきましょう。
災害後の情報収集の内容や手段
災害発生後に、どのように社内外の情報を収集するか、情報を活用する判断基準や方法を定めるなど、誰が確認しても理解できるように記載しましょう。
情報収集手段としては、テレビやラジオ・電話・インターネットと合わせて、災害発生後は防災行政無線や災害用伝言サービスなども活用できます。また、緊急連絡/安否確認システムからの情報や、社内の情報ポータル のような、災害時に活用できる連絡網を独自に作成しておくと、より効果的です。
災害は夜間や勤務時間外に発生する可能性もあるため、どのような時間帯でも的確に情報を収集・伝達できる体制を整えておくことが重要です。公共のものは無料で使えますが、いざとなった時に、官公庁を優先とし、民間企業は使えない場合もありますので、要注意です。
緊急連絡網の作成
勤務時間外に災害が起きた場合は、防犯対策本部に従業員の安否情報を届け、本部からの指示を伝達する必要があるため、事前に緊急連絡網を作成しておきましょう。ただし、情報が古くなっていると、連絡が取れないこともあります。そういった事態を回避するためにも、登録する情報は常に最新のものにすることを心掛け、定期的に連絡網を使った訓練を行うことが大切です。そのためにも、緊急連絡/安否確認システムを平常時から利用し、最新の情報を入れておくことが重要です。
避難体制の決定と防災マニュアルの改善
災害発生後に優先的に取るべき行動は、従業員の安全な避難です。安全に避難するためには、全従業員が取るべき行動やどのような場所へ避難するか知っている必要があります。
そのため、避難場所や災害を想定した対応など誰が見ても分かるように記載する・防災設備が機能する状態を保てるように、定期的に確認しておくといった日ごろの管理も大切になります。
防災マニュアル完成後は、全従業員に周知し、訓練や教育を行い浸透させる必要があります。しかし、一度作成したとしても担当者が自社の状況を把握しつつ、定期的に更新することが大切です。
作成した防災マニュアルに基づいて、災害が起こっていない時も定期的に訓練や教育を実施し、修正事項などがあれば、マニュアルの改善を行いましょう。
企業に必要な災害対策
ここからは、企業に必要な災害対策をみていきます。うまく活用できれば、二次被害の防止や事業復旧を素早く行うことが可能です。
備蓄品の確保
災害時には、水道・ガス・電気といったライフラインが断絶する可能性があるため、備蓄品の確保が重要になります。
東京都では、一斉に帰宅されると、道路が使えなくなり、緊急車両が通れなくなるので、一斉帰宅を抑止するために、3日以上の備蓄品を用意する事を推奨しています。
災害時に備蓄は重要な役割を果たすため、数量や保存食の消費期限が過ぎていないかなど定期的に確認することが重要です。
備蓄用として長期保存ができる食料品は多いものの、普段は使用しないものであるため管理がおろそかになりやすい点に注意が必要です。あらかじめ、消費期限をチェックする時期を決めて確認を行いましょう。
データなどのバックアップ
災害の発生後に、事業継続や早期復旧のために重要になるのは、データやシステムのバックアップです。そのため、被害を受けたシステムやデータの復旧を図る仕組みや体制を導入しておきましょう。
オフィスの安全対策
災害の直接的な被害がなくても、二次被害が起きる場合があります。そのため、オフィス内での安全対策を行っておきましょう。
パソコンやコピー機など、地震で落下する危険があるものにはバンドなどを使用し固定する、窓ガラスなどはガラス片が飛び散るリスクがあるため、飛散防止シートを貼るといった対策が可能です。
火災対策としては、コンセントのトラッキング現象（コンセントとプラグの間にホコリが溜まって湿気を吸収して漏電し発火する現象）を防ぐために、使わないコンセントはキャップで防ぐなどの対策を行うことも大切です。
また、消防設備や防火設備が機能しないと被害が拡大し、従業員が命を落とすリスクがあるため、怠らずに点検を行いましょう。
教育と訓練の実施
教育と訓練は、企業の災害対策において非常に重要な要素です。これにより、従業員や関係者が災害時に正確かつ迅速に行動できるようになります。
教育
企業は従業員に対して、緊急事態に関する正確な情報を提供する必要があります。これには、地震、火災、洪水などの災害に関する基本的な知識の提供はもちろん、それらが発生した際の適切な対応方法に関する教育も含まれます。
さらに、災害時に安全な場所へ避難する手順や、電力やガスなどのエネルギー源を適切に管理する方法のトレーニングも提供する必要があります。また、定期的に防災セミナーを開催し、従業員と関係者全員の災害対策に対する意識を高めておくことが望ましいでしょう。
訓練
定期的に避難訓練を行うことで、従業員は実際の災害発生時にどのように避難すべきかを学びます。この訓練は、避難経路の確認、避難場所への移動、集合場所でのチェックインなど、多岐にわたる具体的な対処法が含まれています。さらに、実際のシミュレーションを通じて、災害時のストレスや緊張状態における対処法も学びます。例えば、火災発生時の消火訓練や、地震発生時に安全な姿勢を取る訓練があります。
訓練後は、従業員からのフィードバックを収集し、現行の訓練プログラムやマニュアルの改善点を見つけ出ることが重要です。このフィードバックを基に、防災マニュアルを適宜更新していきましょう。
復旧・復興計画
災害発生時は、何よりも命や健康を守ることが最優先です。そして危険が去った後は、速やかに復旧・復興に向けて行動することも重要です。日常を一日でも早く取り戻すためにも、以下の点で事前に復旧・復興計画を立てることをお勧めします。
また、訓練は企業の災害対策においては非常に重要な要素です。これにより、従業員や関係者が災害時に正確かつ迅速に行動できるようになります。
施設や設備
災害で被害を受けた施設や設備の復旧計画を事前に策定しておくことは重要です。例えば、復旧作業のスケジュールを設定し、担当者を割り当て、必要な資材や装置を予め手配しておくことで、災害発生時に慌てることなく迅速に復旧作業を進めることができます。
会社の業務
会社の業務を復旧させるための計画を事前に立てておくことも重要です。例えば、災害時の従業員の配置や業務の優先順位を定めておきましょう。また、必要に応じて外部のサービスや協力業者を活用することも選択肢の一つです。
これらの全ての要素を防災マニュアルに盛り込むことによって、企業は災害に対する包括的な対応と対策を行うことが可能となるだけでなく、従業員や事業の安全をも確保することができるのです。
監視とリスク管理
災害を事前に防ぐことはもちろん、災害が発生しても被害を最小限に抑えるためにも、監視とリスク管理は非常に重要です。災害の発生前から発生後までのプロセスをしっかりと監視し把握することで、災害に対して適切に備え、迅速に対応するための基盤を構築することができます。
具体的には、以下の点について認識し、事前に対策を練ることが重要です。
監視
監視は、災害リスクを早期に検出し、適切な対策を講じるための重要なプロセスです。例えば、天候に関する情報を常に監視し、災害が発生する可能性がある場合は迅速に対応します。地域によっては、地震、火山活動、津波などの大規模な自然災害の監視も必要です。気象庁や専門機関から情報を得たり、地震計や火山監視システムを活用することで、早期警戒体制を整えることが効果的です。
また、監視の対象は自然災害だけに限りません。企業の機密情報の漏洩を防ぐためにも、セキュリティ上の脅威や不正アクセスを監視し、セキュリティ対策を強化することが重要です。例えば、監視カメラやセキュリティシステムを活用して、施設やデータの安全性を確保しましょう。
リスク管理
リスク管理では、災害リスクの要因を評価・分析し、適切な対策を計画して実行することが大切です。具体的には、以下のプロセスで進めていきます。
リスク評価と分析：
組織内外のリスク要因を評価し、災害が発生した際の影響や被害を分析します。リスクマトリックスやリスクアセスメントツールを活用して、起こりうるリスクの重要度を評価します。
リスク対策の策定：
リスクを軽減または回避するための対策を策定します。例えば、施設の耐震化、データのバックアップと復旧策、災害時の避難計画やコミュニケーション手順などを事前に策定します。
リスクモニタリングと改善：
リスク対策を実施した後は、定期的にリスクをモニタリングし、必要に応じて対策の改善や追加を行います。また、災害シミュレーションや訓練を通じて、都度リスク管理の有効性を確認し、適切な改善を行います。
このように、監視とリスク管理は、組織が災害に備え、災害時に的確に対応するための基盤を企業に提供します。これらのプロセスを継続的に実施し、防災マニュアルに組み込むことで、組織全体の安全性と持続性を高めていきましょう。
防災マニュアルだけでなくBCPの策定も進める
事業を守るためには、防災マニュアルとともにBCPも導入しましょう。BCPは、災害やトラブルなどの緊急事態が発生した場合に、重要事業を継続、速やかに復旧する計画・対策を意味します。いざ、災害が起こってから考える時間と、こんな災害が起こったらどのように対処するのかを事前に考えておく時間は、どちらが長く考えられるでしょうか？事前に少し考えておくだけで、あわてず正確な判断が下せます。
防災マニュアルとともに策定を進めることで、災害だけでなくさまざまなトラブルが発生しても事業の復旧を混乱せずに行うことが可能です。
防災マニュアルは現場の仕組み、BCPは経営層の事前対策と位置づけて、作成をしておくことが大事です。
まとめ
災害時には、事前の準備ができていなければ、冷静な行動や対処ができなくなる可能性があります。災害発生時に素早く適切な行動をするためにも、防災マニュアルの作成が大切です。緊急時行動手順書といった形で、時系列に役割の明確化、緊急連絡網の作成など大切なポイントを網羅しておきましょう。
また、二次被害の防止や事業復旧のためにも、備蓄品の確保やオフィスの安全対策なども重要です。災害対策としてBCPの策定も進め、万が一の事態に備えられる企業体制を整えましょう。
