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大きな災害が起きた場合、企業は社員の安否確認を実施します。災害時の安否確認には、従業員の安全確認と同時に事業活動の継続に必要な従業員が確保できるか確認する意味も込められています。
では、どのような方法であれば素早く確認が取れるのでしょうか。この記事では、災害時の安否確認の意味・方法、システムの利用がおすすめできる理由などをみていきます。
災害時に企業が安否確認を行う意味
企業が災害時に安否確認を行う意味は2つあります。それぞれ詳しくみていきましょう。
従業員の安全確認と企業活動の継続
安否確認を行う最大の目的は従業員の安全確認です。事業を継続するための人員を確保するとしても、まずは安全な環境を整える必要があります。
また、確認を実施すれば、すぐに就業できる従業員がどのくらいいるのかが把握できます。把握できれば、事業継続に向けて適切な采配を考えることが可能です。
災害時に従業員個人では、今後どう対応していけばよいか分からず不安を抱えてしまうケースもあるでしょう。安否確認により、従業員の安全確認をしつつ、災害時の対応や行動指示を適切に行うことが可能となります。
企業活動再開には従業員の力が必要不可欠です。早急に再開させるためにも安否確認を行って、従業員に適切な指示を与えていくことが大切だといえます。
従業員から信頼される
災害時には精神状態を正常に保つことは困難です。リモートワークだったとしても、やり取りを通して、従業員の不安な気持ちにも配慮することで、従業員の安心感につながります。
加えて従業員の家族状況にも気を配りましょう。家族状況によっては、介護や看病が必要となり、すぐに就業できない場合もあるためです。不安な状況のなか、個人だけでなく家族に対しても配慮する姿勢を示すことで、会社への信頼も高まるでしょう。
安否確認で企業に求められること
ここからは、安否確認で企業に求められることについて詳しくみていきましょう。
連絡が取れる
安否確認は派遣社員やアルバイトを含めた従業員全員に、もれなく行う必要があります。そのため、危機管理マニュアルや緊急連絡網の整備が重要です。混乱を招かないためにも、誰が確認・指示を出すのか、明確にしておかなければなりません。
また、安否確認システムを採用している場合、誰でも使用できる状態にすることが大切です。例えば、従業員が全員メールを受信できる状態になっているかどうかなども事前にテストしておきましょう。
従業員の家族の状況把握も行う
安否確認の際は、従業員の家族状況も確認が必要です。災害時は家族全員が違う場所で被害に遭う場合もあります。
また、被害状況によっては家族内でケガや身動きが取れなくなってしまう可能性も考えられます。このような被害状況の場合、従業員がすぐに働くことは難しいといえます。
従業員個人の状況だけでは、すぐに仕事できるかどうかの判断を間違えてしまう可能性もあります。そのため、企業活動継続の判断には家族の安否状況を確認することも重要です。
素早く対応できる体制
災害時は適切でスムーズな対応ができるかどうかという点が重要です。そのためには、全体の状況確認だけでなく、部門ごとに確認できる仕組みを作りましょう。
被害状況によっては、専門分野に対応できる従業員が動けない可能性もあります。このような場合、代わりに対応できる従業員をできるだけ早く見つけることも重要です。対応が遅れるほど、それだけ企業活動再開までの期間が延びてしまいます。
そのため、有事に備えて素早い対応ができる体制と指示系統を明確にしておくことが欠かせません。
企業における災害時の安否確認方法
企業における災害時の安否確認方法についてみていきましょう。
電話やメール
従業員が少人数の企業では、電話での安否確認を行っていることがあります。電話で安否確認を行う場合のメリットは、詳細な状況が把握できる点と従業員への指示もその場で出すことが可能な点です。
しかし、電話では複数人とのやり取りができず、災害時などは回線が混雑するため、電話が通じないリスクがあります。また、口頭での情報伝達であるため、情報が伝わりにくく、記録が残りません。
そして、メールによる確認は、以下のようなメリットがあります。
・一斉送信が可能
・従業員が多い場合でも確認が可能
・文章で正確な情報を伝達できる
しかし、従業員からの返信が来ない可能性があるだけでなく、返信があっても集計作業に手間がかかります。担当者が被災している場合は確認が遅れてしまう点にも注意が必要です。
ビジネスチャット
ビジネスチャットでグループチャットを使用した場合、複数人とのやり取りが簡単で、リアルタイムで状況把握がしやすいといえます。さらに、タスク管理機能が備わっていれば、集計作業もスムーズです。
ただし、ビジネスチャットはネット回線が混雑している状態では、つながらないリスクがあります。また、使い慣れていなければ、安否確認は上手く機能しません。それぞれの安否確認方法でメリット・デメリットが異なることは把握しておきましょう。
安否確認システム
安否確認システムは、地震や火災、台風といった災害などが発生した際に、従業員やその家族の状況を素早く正確に確認することを目的に開発されているシステムです。
主な機能として確認メールの自動配信や一斉送信が行えるだけでなく、回答結果の集計などがあります。
活用することで手動での作業が減少し、確認をスムーズに行えるメリットがあります。しかし、使い方を把握していないと非常時に使用できないため、定期的な訓練を行い、機能を把握しておくことが大切です。
企業が安否確認システムを活用する理由
災害などの発生に備えて、企業が安否確認システムを導入する理由についてみていきましょう。
必要な情報を届けられる
自動配信機能が活用することで、従業員に必要な情報を届けられます。システムによっては気象庁が発表する情報と連携しているため、事前に設定した条件に合致すれば、自動でメッセージの発信が可能です。
電話回線が混雑してもメッセージが届く点は魅力だといえるでしょう。
人数が多くても連絡が簡単
企業の人数が多くなればなるほど、安否確認に時間がかかります。しかし、システムを活用すれば、情報を一斉に配信できるため、人数が多くてもスムーズに連絡を行うことが可能です。
防災担当者などの負担軽減につながる
配信メッセージのテンプレートはあらかじめ作成できるため、担当者が被災している場合でもスムーズな情報発信が可能です。そのため、緊急時における担当者の負担軽減につながります。
会社のネットワークが繋がらない場合のバックアップ連絡手段となる
自然災害やサイバーテロなどで会社のネットワークに異常が生じ、ネットワークが利用できない状態になった場合でも、インターネットに繋がれば社員への連絡が出来る安否確認システムを導入していれば、万一の際のバックアップの連絡手段として活用することが可能です
まとめ
災害時に安否確認を行うことで、従業員の安全確認が可能となります。そのため、企業としては、素早く対応できる体制、危機管理マニュアルなどの整備が求められます。
企業における災害時の方法にはさまざまな手段があるものの、おすすめの手段は安否確認システムです。人数が多くても連絡が簡単、必要な情報を届けられるなどのメリットが得られます。これまでの体制では不安だと思う場合は、安否確認システムの活用を検討してみましょう。
