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自然災害や大規模事故が発生した場合の安否連絡には、「どの順番で、誰がどこに連絡を行うのか」定めた緊急連絡網が用いられているケースがあります。
学校では作成が義務付けられているため、聞き覚えのある方もいるでしょう。企業では作成が義務ではないものの、災害に備えるうえで必要なもので、状況確認を行う際には活用できます。
今回の記事では、緊急連絡網を作成する際のポイントや安否連絡の手段、緊急連絡網導入時の注意点をみていきましょう。
安否連絡を行う際は緊急連絡網が活用できる
安否確認に使用する緊急連絡網は、従業員全員の連絡先を網羅する必要があります。災害時には、従業員全員の安全確認が必要です。また、災害時だけでなく、社内の事故やトラブルの際、従業員全員が把握しておかなくてはいけない問題が発生したときに活用します。
安否連絡で緊急連絡網を作成する際のポイント
緊急連絡網は連絡先を網羅するだけでは不十分です。ここからは、緊急連絡網を作成するにあたって、おさえておきたい3つのポイントをみていきましょう。
記載項目
緊急連絡網に記載する項目は「従業員の連絡先」と「連絡する順番」がメインです。誰がどの順番で連絡するのかをひと目で把握できなければなりません。連絡先には個人の携帯番号・社用携帯の番号・メールアドレスなどを記載できるとよいでしょう。
従業員は企業に属する全従業員です。正社員・派遣社員・アルバイト問わずすべての従業員の連絡先を記載する必要があります。
加えて、災害時には電話回線が混み合い、迅速な連絡ができない可能性があります。そのため、メール・オンラインも含めて様々な方法で対応できるようにしておくとスムーズだといえます。緊急連絡網を社内共有する際は、オフィスの電話番号を記載しておくと従業員が忘れてしまった場合も安心できます。
発動条件を決定する
緊急連絡網はすべての従業員に連絡が行き渡るため、災害時および緊急事態のみに発動することになります。そのため、従業員が発動条件を理解しておく必要があるでしょう。
社内トラブルの場合においては、責任者が緊急事態と判断して使用します。災害時には少しでも早く状況確認の連絡をしなくてはなりません。
しかし、災害時は、責任者がなんらかのトラブルに巻き込まれてしまう可能性も考えられます。責任者がいない場合の対処法を含め、緊急連絡網の発動条件を明確にして社内全体で共有しておきましょう。
責任者は一人だけでなく複数人に任せておくことで、いざという時であっても問題なく連絡が取れるようになります。
想定通りに行かない場合の対応
緊急連絡網は必ず全員に連絡が行き渡るとは限りません。災害時においては、連絡が困難になってしまう従業員もいるでしょう。
責任者の安否が確認できなかった場合は誰が代行するか、連絡がつかなかった場合に何分おきに連絡するかなどの対処方法を決めておく必要があります。
とくに連絡がつかなかった場合の再連絡をする時間は、明確な数字を定めると効果的です。30分おき、1時間おきといった具体的なルールを共有しておくと、行動に迷いがなくなります。
災害時に、従業員が迷わず行動できるためにはどうすればよいかという視点でルールを決めると、緊急連絡網が役に立つといえるでしょう。
安否連絡の手段
インターネットの発達にともない安否連絡の手段も増えてきました。すべてを活用するのではなく、手段の特徴を把握して最適な方法を選定することが大切です。ここからは、安否連絡に活用できる3つの手段についてみていきます。
連絡網を作成して従業員に配る
1つめは緊急連絡網を作成して従業員に配ることです。緊急連絡網は今ある手段の中から連絡していく方法であるため、あらたにシステムを導入する必要もなく、コストがかかりません。
しかし、昨今では個人情報の問題があり、従業員の連絡先を他の従業員に知らせることに抵抗があるという場合が多いことが想定されます。
また緊急連絡網には、全従業員に連絡が行き渡るまでに時間がかかるというデメリットがあります。従業員数が多ければ多いほど顕著にあらわれるでしょう。
連絡が途中で途絶えてしまった場合のルールなど、明確な対処方法が周知されていないと機能しない可能性が想定されます。前述のとおり、緊急連絡網を作成する際は明確なルールを定めて、全従業員が迷わず行動できるように共有することが重要です。
SNSやメールの利用
2つめはSNSやメールの活用です。SNSの場合、社内で緊急連絡用のグループを作成しておけば一度にグループ全員に発信することが可能です。ビジネス形式を気にする必要がなく、返信もすばやくできるため、安否確認はしやすくなります。
メールの場合は複数の従業員にメッセージを送信できる一方で、返信の管理に負担が生まれます。SNSやメールアドレスの場合、個人アカウントを会社に教えるには抵抗があるという従業員もいるでしょう。目的や意味を伝えて同意を得ることや、社用携帯を全従業員に支給するなどの対策が必要です。
一般にも広まっているSNSを活用すると情報漏洩のリスクが生まれてしまいます。SNSを利用する場合の文面など、ルールを設けて従業員に共有しましょう。
安否確認システム
3つめは安否確認システムです。安否確認システムは安否確認に特化した機能が豊富にあります。代表的な機能は、メッセージの自動配信・返信の自動集計・返信していない従業員の把握といった機能です。
安否確認をすばやく行えることに加えて、集計の確認にかかる時間も少なくなります。そのため、事業継続に向けた対策がスムーズに立てられるでしょう。また、個人情報を会社が保管する必要もありません。従業員の理解も得られやすくなります。
しかし、自社でシステム開発をして運用するオンプレミス型の場合は注意が必要です。災害時に自社のサーバがダウンしてしまうと機能しなくなってしまいます。オンプレミス型は災害には不向きな面もあるため、災害に強いクラウド型にするか、自社の希望条件を良く見極めて選ぶことが重要です。
緊急連絡網の導入時の注意点
緊急連絡網を導入する際の注意点をみていきましょう。
個人情報
緊急連絡網は社員の個人情報を管理するため、情報漏洩のリスクがあります。例えば業務上の端末を紛失した場合は、情報漏洩のリスクだけでなく、会社の信用を失ってしまう可能性もゼロではありません。
緊急連絡網を作成する場合は、連絡手段に応じた情報漏洩対策が必要です。
社員の同意
緊急連絡網を導入する際には、仕事上の連絡先ではなくプライベートの連絡先などをシステムに登録するケースがあります。プライベートの連絡先などを登録させる場合、社員の同意が必要です。
許可を得ていなければ、トラブルや従業員からの反発を招きます。従業員の個人情報を扱う意識を持って対応しましょう。
まとめ
連絡手段は、電話だけでなく、連絡網を作成して従業員に配る、SNSやメールの利用、安否確認システムがあります。それぞれの手段で特徴が異なるため、自社に適した手段で安否連絡を行いましょう。
安否連絡を行う際には、連絡先を網羅するだけでは不十分であるため、記載項目や発動条件、想定通りに行かない場合の対応についてはしっかりと考慮したうえで作成しましょう。
また、いずれの手段においても個人情報を取り扱うことになるため、情報漏洩対策は必須です。プライベートの連絡先を登録する場合にはトラブルを防ぐためにも、事前に同意を得ておくこと必要です。
