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自然災害や交通事故、パンデミックなどが起きたときに行う安否確認メールは、緊急事態発生時の初動対応のひとつです。初動対応の要である安否確認を迅速に行うことで、効率よく事業の継続や再開へとつなげられます。
この記事では安否確認メールの書き方や送信方法、ポイントを詳しく解説します。安否確認メールのテンプレートもあわせて紹介するので、事前準備にお役立てください。
安否確認メールとは
安否確認メールとは、自然災害やパンデミックなど緊急事態の発生時に、従業員やそのご家族の安否を確認するために送るメールです。緊急時の初動対応のひとつであり、迅速かつ適切に実施することで、そのほかの初動対応も効率よく行えます。
安否確認メールの書き方とポイント
緊急事態の発生直後は現場が混乱している可能性があります。迅速な対応につなげるためにも、安否確認メールの事前準備が必要です。この章では安否確認メールの書き方と作成時のポイントを紹介しますので、参考にしてください。
内容は簡潔に
安否確認メールを作成する際は、受け取った側が内容を即座に理解できるよう内容を簡潔に記載することが求められます。緊急事のため時候の挨拶などの定型文や、安否確認以外の内容は不要です。災害の発生状況や安否確認メールへの返答を求める内容のほか、本人・ご家族の状況や出社の可否などの確認事項を入れて、必要最低限の情報のみで作成します。
タイトルに社名や「安否確認」のワードを含めるのもポイントです。ひと目で内容がわかるため、相手も安心感が増し、メールの回答率が高まります。
安否確認を電話で行う場合も、簡潔に伝えることを心がけましょう。相手が最初の文言を聞き逃してしまう可能性があるため、最後にもう一度、最初の文言（安否状況をお知らせください、など）を繰り返してください。
相手側のアクションを想定して回答しやすい内容に
安否確認は、企業の担当者がメールや電話で相手にコンタクトをとり、受けた側が答えやすい方法で返答する流れが一般的です。活用するメールサービスやシステムによって回答する側のアクションも異なるため、相手が緊急事態の最中でも回答しやすいよう配慮することが重要です。
たとえば安否確認システムでメールを送信した場合、一般的に回答者はメール本文記載のURLから専用のページにアクセスし、安否状況を選択したうえでフォームの送信を行います。
相手に負担をかけさせないためにも、確認事項に関しては選択形式にするなどの工夫が必要です。たとえば出社の可否ついては、「1.可能／2.不可能／3.不明」などの選択項目を用意すると、より相手が回答しやすくなります。
災害発生後すぐに送信すること
緊急事の初動対応の要となる安否確認メールは、なるべく迅速に送信することが必要です。早急に対応するためにもメールの送信先の整理やメール文の作成などの事前準備を怠らないようにしましょう。
メールサービスや安否確認システムによっては、地震の震度などに対して予約送信の設定が可能です。ただし発生した災害により相手の状況も異なるため、適切なタイミングを見計らって送信することがポイントです。たとえば地震などの場合は、発生後すぐ送信できるよう自動発信での対応をおすすめします。台風や大雨、津波など被害が続く災害は、落ち着いたタイミングで手動で発信しましょう。
緊急事態発生時は相手が混乱した状況下にいて、安否状況を回答できないケースも考えられます。返答がない場合はタイミングをずらして繰り返し連絡し、返答を待ちます。
安否を気遣う言葉を
安否確認メールは簡潔に記載することが第一です。しかし、単に相手の状況を確認するだけの機械的な文面ではなく、気遣いの一言を入れると、より相手の無事を祈る気持ちが伝わります。
ただし長く記載する必要はありません。以下の文例をもとに簡潔にまとめることを意識してください。
- 無事ですか／無事を祈っています
- ケガをしていないでしょうか
- ご自身の安全確保を第一優先にしてください
安否確認メールの例文
実際に使える安否確認メールの例文を紹介します。シチュエーション別に活用できるよう下記3パターンに分けて紹介するので、参考にしてください。
- 地震等の自然災害時
- 交通事故・インフラ障害時
- パンデミック・食中毒・集団感染時
地震等の自然災害時
- 地震発生地域に対象者を絞って安否確認
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○○地方で震度○○以上の地震が発生しました。
該当地域に勤務・居住する方は身の安全を第一に行動してください。
安全の確認が取れ次第、安否状況の報告をお願いします。
- 特別警報の解除後、被害がなかったかの確認
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○○（地域名）で発令された特別警報は解除されました。
安否状況の登録をお願いします。
該当地区に滞在している場合は引き続き気象情報を確認の上、安全に配慮した行動をお願いします。
災害の状況、および受信側に必要な対応について簡潔に記載しましょう。本文の下に、安否確認のアンケートフォームを入れるとより回答しやすくなります。たとえば本人の安否状況を確認する場合は、「1.被災あり／2.軽度の被災あり／3.無事（被災なし）」などの項目を用意します。
交通事故・インフラ障害時
- 障害が発生したことの速報
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○○システムにおいて、「Webサービス利用不可」の障害を検知しました。
至急復旧対応をお願いします。
インフラ障害時は、システムの運用担当者に障害の発生後、システムの復旧後にそれぞれ報告の連絡を入れます。
交通事故が起きた際は、従業員とその家族が無事であるか、ケガの有無、出社の可否などを確認しましょう。
パンデミック・食中毒・集団感染時
- 日々の体調管理のための検温報告を要請
-
朝の検温結果の報告をお願いいたします。
37.5度以上の発熱がある方は、上司に報告の上、出社や外出は控えていただきますようお願いいたします。
- 集団感染が発生したことの共有と今後の会社としての対応の周知
-
○○本社で複数従業員の新型コロナウイルス感染が確認されています。
本社勤務の皆様においては、感染者の発生を認識し、感染防止対策にご留意ください。
出社前に体調不良を感じた際は上司に相談の上無理な出社は控えるようお願いいたします。
インフルエンザウイルスや新型コロナウイルスなどによる感染症の場合、従業員に体調確認を促す内容を入れましょう。状況によってリモート会議や在宅勤務を促す内容を入れて、感染拡大の防止につなげてください。検温結果の収集は、感染の早期発見に有効です。
安否確認メールの送信方法
安否確認メールの送信方法はさまざまあります。緊急事態発生時に、迅速かつ効率的に対応するには、自社に合う管理方法の選択が重要です。この章では主な方法として、メールサービスと安否確認システムについて解説します。
メール送信
もっとも手軽に行えるのは、企業の独自ドメインのメールやYahoo!メール、Gmailなどのメールサービスを使って配信する方法です。ただし従業員に個別に送ると手間がかかるため、複数のメールアドレスに一括で送信できるメーリングリストが適しています。メーリングリストを事前に作成しておき、緊急事態に備えましょう。
しかしメールサービスによる送信方法には、自然災害によってサーバーがダウンした場合、相手にメールが届かないなどのデメリットがあります。相手の迷惑メールフィルターの設定で別フォルダに格納されてしまうケースも考えうるため、事前に安否確認メールが問題なく届くか訓練しておくと安心です。
安否確認システム
安否確認システムとは緊急事態における安否確認などができる専用システムです。安否確認メールの一斉送信や回答の集計などの機能が備わっています。安否確認システムでは、気象庁から発報される特別警報（地震、津波、大雨など）と連動して、安否確認メールの自動送信が設定できます。メールのテンプレートも用意されているため、事前準備も簡単です。回答の集計機能により、迅速に状況が把握でき、効率よく事業の再開や持続へつなげられます。
ただし安否確認システムにはさまざまな種類があるため、機能や性能、価格帯を見比べ、自社に合ったものを選択しましょう。その際、災害時にシステムが問題なく作動するかが大きな選定ポイントになります。また、ひとつの通信手段だけでは自然災害時に相手へ届かない可能性が考えられるため、社用のメールアドレス以外に個人のメールアドレスやLINE、電話などさまざまな手段で連絡できるシステムがおすすめです。
安否確認システム「エマージェンシーコール」はメール、スマートフォンアプリ、電話、LINEなど多彩な方法で安否確認ができます。東日本大震災においても稼働した実績があるため、安定したシステムを導入したい担当者の方はぜひチェックしてみてください。
安否確認システムなら迅速にメール送信が可能
緊急事態における初動対応のひとつである安否確認は社内外の状況を正確に把握するため、迅速かつ確実に実施することが必要です。緊急事態に備えて、送信リストの整理や安否確認メールの作成に取り組みましょう。
より迅速に安否確認を実施したい場合は、安否確認システムの導入を検討してみてください。安否確認システムの「エマージェンシーコール」は30年近くサービスを提供し続けており、東日本大震災や熊本地震でも安定して稼働した実績があります。専任の担当者が導入をサポートするので、初めてシステムを利用する企業でも安心です。まずはお気軽にお問い合わせください。
