災害などの不測の事態が起きた時の「初動対応」。これは、大切な人命や情報資産を守るためには必要不可欠ですが、混乱した状況の中で果たして迅速かつ適切に行えるのか、不安だという方も多いでしょう。
そこで今回は、BCPにおける初動対応の重要性について解説するとともに、初動対応を適切に行うためのポイントをご紹介していきます。その後の事業継続をスムーズにするためにも必要不可欠な初動対応。もしもの時に落ち着いて対応できるよう、是非この記事を参考に、災害への備えを万全にしておきましょう。
初動対応にはどのようなものがある？
初動対応は、BCP文章体系の中で、緊急時行動手順書として発動フローにおける、最初の対応方法を規定します。具体的には安否の確認・人命保護・二次災害の防止・被害情報収集・対策本部の設置などが挙げられます。
初動対応は「システムによる初動対応」と、その後の「人的な初動対応」の2段階で形成されます。例えば地震が起きた際は、気象庁から地震速報が発生された直後に安否確認システムが作動、顧客及び災害対応チームへと安否確認連絡を発信。連絡を受けたチームがただちに災害対応体制を立ち上げる、という流れになります。
なぜBCPには初動対応が重要？
初動対応は、災害対応におけるとても重要な部分と言えます。それは、初動対応が適切に行われるかどうかが、その後の事業復旧のスピードを大きく左右すると言っても過言ではないからです。
初動対応における重要事項は「人命保護」と「2次被害の防止」です。初動対応は一般的には「防災」という言葉で表されます。一方、BCPの目的は「事業の継続」です。全く異なるものではないか？と考える方も多いでしょう。しかし、BCPと防災は両輪と考えて対応する必要があります。「事業継続」には、人的資源が必要であるということを忘れてはなりません。また、従業員の生活を守るためには、企業の事業継続が必要不可欠。このように、初動対応とBCP対応は両者両輪の関係にあるのです。
例えば、初動対応で従業員の安否確認を正確に行うことにより、重要業務の復旧作業にどれくらいの人員を確保できるかの目途が立ちます。また、二次災害の防止に尽力することで、さらなる被害拡大を防止することができるでしょう。もし、初動対応を行わなければ復旧作業が難航するだけでなく、顧客や取引先の信頼も失いかねません。
初動対応に必要なポイント
ではここで、初動対応に重要となる要素について、それぞれ詳しく解説していきましょう。
安全確保・安否確認
地震や火災といった、災害等のリスクが起きた直後に最優先すべきことは、安全な場所へと避難して、従業員及び顧客の安全を確保することです。まずは、避難経路及び避難場所を決定しておくことが大切です。
震災の場合は、オフィスのある建物の耐震性が高ければ、屋内にとどまることが基本です。耐震性に不安がある場合には、その脆弱性を整理して、事前に対策を講じる必要があります。そのためには、あらかじめ建物や立地状況の情報を収集し、危険性を取り除く必要があります。
そして、安全が確保されたことを確認したうえで、人命救助や消火活動といった対応を進めていきましょう。
同時に、従業員の安否確認も重要な対応のひとつです。新型コロナウイルス感染拡大以降、在宅ワークを実施している企業も多い近年では、迅速に安否確認ができない恐れもあります。そこで、安否確認システムを事前に導入することで対応がスムーズになるでしょう。
従業員本人の安否確認をする際、家族の安否も同時に確認しておくことがポイントです。家族の無事が確認できれば、現場で復旧作業に参加できる従業員が多くなるでしょう。
災害対策本部設置
従業員の安全確保、安否確認が終わったら、災害対策本部を設置して、本格的な対応をスタートさせます。と言っても、どのように構成したらよいかわからない場合もあるでしょう。
ＩＣＳ（インシデントコマンドシステムでは、以下のように役割分担されています。
指揮調整・事案対応・情報計画・後方支援・財務庶務、このような５つの分類で役割を決めておきます。緊急時は、やる事を決めておいて、そこにいる人を当てはめて行くというやり方を行います。
平常時とは違う、「やるべき事」をやらなければなりませんので、定期的に訓練を実施して、いざというときに慌てないようにしておくことも大切です。
情報収集
災害発生直後は、状況を正確に把握するために情報収集が必須です。オフィスや経営資源（人・物・金・情報）の被害、及び周辺地域の災害状況もしっかりと把握しておきましょう。
今、情報収集にSNSが効果的である、とされています。理由は以下の通りです。
・報道されない細かな地域の情報が網羅できる
・インターネットさえ繋がれば利用可能
・事象がリアルタイムで確認できる
このように、SNSは災害発生時に非常に役に立つツールです。しかし、デマや誤った情報が拡散されやすいというデメリットも持ち合わせています。そのため、SNSを活用する場合は、SNSの情報を収集して正確なものだけを発信するシステムを導入することをおすすめします。
帰宅困難者への対応
大規模災害の場合、交通機関が麻痺して従業員が帰宅困難に陥ってしまうケースがあります。また、徒歩での帰宅が可能な場合でも、大勢が一斉帰宅してしまうと、各地で大混雑が起こり、人命救助のさまたげになったり、集団転倒に巻き込まれたりする可能性も否めません。また、広範囲の火災を伴う場合もありますので、非常に危険です。そのため企業は、人命救助がある程度落ち着きを見せる3日間ほどは、従業員が一斉に帰宅しないよう、周知しておく必要があります。
そこで、企業は従業員が一定期間オフィスに滞在することを想定して、水や食料などの備蓄を進めておく必要があります。ただし今は、全従業員の帰宅を抑制し、一ヶ所に滞在させてしまうと、新型コロナウイルスのクラスターが発生する恐れもあります。そのため、企業は以下のような工夫を凝らすことが大切です。
・普段からテレワークを実施することで、オフィス出勤の従業員を減らす
・一部の従業員は、オフィス近辺の安全な場所へ避難させるなど、分散避難を実施する
・住まいがオフィス近辺にある従業員を自宅避難させる
特に、コロナ禍においては、集団感染のリスクを軽減させることも大切です。そのため、自宅をはじめホテルや旅館など、さまざまな場所へ従業員を避難させる分散避難が重要となります。従業員の安全を確保しつつ、感染症対策を実施するにはどうすればよいのか、しっかりと検討しておくようにしましょう。
初動対応力強化のポイント
BCPで重要な初動対応ですが、ただ初動対応を考えるだけでは意味がありません。実際に不測の事態に陥った際に速やかに実施できるよう、対応力を強化することが大切です。そのためには、ルールの明確化と、実行する人の能力が伴わなければなりません。
そこで大切になるのが、マニュアル（緊急時行動手順書）の作成と、日頃の訓練です。
災害は、いつどこで、誰に降りかかるかわかりません。「自分の会社だけは大丈夫だろう」という根拠のない安心感にとらわれることなく、普段から定期的に、マニュアルの最適化と徹底した災害訓練を行うことこそが、初動対応力強化のカギとなるのです。
まとめ
災害が発生した際に、被害を最小限に食い止めるために大切なのが初動対応です。初動対応の成否がその後の事業復旧に大きく影響することを忘れてはなりません。平時にこそ、初動対応のルールを明確化、最適化し、しっかりと訓練を行って、全ての従業員に意識づけしておくことが大切です。また、初動対応を円滑に実施するために、システムの導入を合わせて検討することをおすすめします。
