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災害対策本部は、自然災害や火事など緊急事態が起きたときに、組織を指揮する司令塔の役割を担っています。企業や自治体、団体などは、人的被害や業務停止などのリスクを回避するため、事前の備えとして災害対策本部の設置や運営のためのルールを決めておくことが必要です。
ここでは災害対策本部の業務や役割分担、組織図などの基本情報を解説します。災害対策本部が適切に意思決定を行うための運営のポイントもまとめました。
災害対策本部とは
災害対策本部とは、地震や台風、洪水などの緊急事態が発生した際に、対応や判断を迅速かつ円滑に行うために一時的に設置される組織です。災害による被害を最小限に抑え、その後の業務・事業継続へつなげるという目標達成に向けて、BCPに基づき災害対応を判断していきます。
災害対策本部は、責任者である本部長や副本部長を筆頭に、安否確認班や避難誘導班など緊急時の役割を担うメンバーで構成されます。企業の支店など、複数拠点がある場合は、それぞれに設置が必要です。この場合、本社が全社災害対策本部として、各拠点の現地災害対策本部を取りまとめます。
災害対策本部を設置する必要性
災害時は建物や設備が被災したり、インフラが停止したりなどの事態が起きる可能性があり、通常時とは異なる業務が発生します。組織が一丸となって危機を乗り越えるには、災害対策本部が状況を判断し、被害を最小限に抑えるための対応を考えることが必要です。危機的状況下でも業務や事業を継続し続ける対策のひとつとして、企業・自治体などにおいては災害対策本部の準備が欠かせないといえるでしょう。
災害対策本部の役割・業務
まずは、災害対策本部の役割と業務について理解を深めましょう。それぞれを以下で詳しく解説します。
情報収集・取りまとめ
災害対策本部が適切な対応を判断するには現状を把握することが必要であり、その鍵となるのは情報です。被災情報をはじめ、インフラや交通状況など、あらゆる情報を迅速に収集しなければなりません。企業においては、事業継続に向け、各ステークホルダーの状況なども必要でしょう。常に最新かつ、信頼のおける情報を入手するために、“どの媒体から情報を収集するか”もあらかじめ決めておくことが求められます。
正確な状況を掴むには、膨大な情報を整理する力も必要です。自組織にとって“今、必要な情報は何なのか”を瞬時に判断し、取りまとめることで、適切な判断へとつなげられます。
関係機関や拠点との連絡調整
災害対策本部は内部だけでなく、外部のあらゆる組織との連携が必要です。たとえば地方公共団体では国をはじめ、消防や警察などの関係機関、自治体同士の連携によって、災害対応を強力に進めていくことが求められます。
企業においても消防機関や自治体との連携が欠かせません。支店など拠点が複数ある企業の場合は、事業継続の観点でもそれぞれの拠点との連絡調整が必要です。
意思決定
災害対策本部でもっとも重要となるのは、意思決定の部分です。適切な対応を判断できなかったり、判断に時間がかかったりすると、現場で混乱を招くため、災害対策本部の意思決定は危機管理能力が問われる場面でもあります。
災害時には、業務・事業継続の可否やその対応、一時帰宅の抑制、外部へどのような情報を伝えるか、などさまざまな場面で意思決定が必要です。刻々と変化する状況下で適切な判断を行えるよう、日ごろから訓練を行っておきましょう。
指示・伝達
意思決定のあとは、内容別に各部署やチームにそれぞれ指示・伝達を行います。この際、適切な指示・伝達を行うには、指揮命令フローの確立が必要です。“誰が誰から指示を受けるのか”を明確にしておかないと、情報が錯綜し、非効率や現場の混乱が生じる可能性があります。
また、災害時は通信規制が起きたり、システムが被災したりなどで、計画していた連絡手段が使えないケースも考えられるでしょう。代替の連絡手段も用意しておくことをおすすめします。
広報活動
災害対策本部は、自組織の状況を伝えるための広報活動が必要です。自治体であれば住民や報道機関などに対して、情報発信を行う体制を整えます。企業においては取引先や顧客、株主などの各ステークホルダーへ自社の状況を伝えましょう。適切な情報発信は、信頼関係の構築にもつながります。
災害対策本部の組織図と役割分担の例
災害対策本部が業務を遂行するには、組織体制がまず重要です。一例として、東京都の災害対策本部の組織図を紹介します。
また、企業の災害対策本部で必要な人材や各班について、一例を以下にまとめました。
| 役職・班 | 役割 |
|---|---|
| 本部長 | 災害対策本部の責任者 |
| 副本部長 | 災害対策本部の副責任者 |
| 安否確認班 | 従業員の安否状況を確認する |
| 避難誘導班 | 避難が必要な際に従業員や来訪者の避難支援を行う |
| 情報収集班 | 災害情報や交通状況など、災害対策本部に必要な情報を収集する |
| 広報班 | 報道機関など外部への情報発信を行う |
| システム対策班 | 情報処理システムの確認や復旧などを行う |
| 総務班 | 本部事務局として災害対応の立案・推進などを行う |
災害対策本部の設置・運営におけるポイント
緊急時にスムーズに意思決定を行い、対応へとつなげていくためには、災害対策本部の適切な設置と運営が必要です。ポイントをそれぞれ解説します。
役割分担とフローを明確に
災害対策本部の体制を整えるだけでは緊急時の備えとして不十分です。それぞれの役割における業務を明確にし、情報収集から意思決定までのフロー確立も必ず行いましょう。緊急時に、“誰が何を行い、誰に伝えるか”を明確にすることで、災害対策本部の迅速かつ適切な意思決定につながります。
BCPとは別に災害対策本部マニュアルを作成し、役割分担とフローをまとめておきましょう。各班が実施すべきことをチェックリストにして記しておけば、緊急時に迷うことなく対応できるはずです。
設置基準を決める
災害対策本部の設置基準も定めておく必要があります。設置基準は以下の2パターンを併用し、設定される傾向が強いため、参考にしてください。
- 一定の災害規模を基準にする
「震度5以上」などの災害規模で、立ち上げ基準を設定するパターンです。そのほか、「津波警報が発表された場合」など、自組織のリスクにあわせて設定するとよいでしょう。あわせて設置場所は、被災リスクが少ない場所を選定する必要があるため、災害ごとに候補地を複数用意しておきます。 - 意思決定者の判断により立ち上げる
本部長など意思決定者を定め、立ち上げを判断するパターンです。企業の例でいうと、事業に多大な影響を与える可能性があるときなどに災害対策本部を立ち上げる場合があります。意思決定者が被災した場合に備えて、代理の意思決定者も設定しておきましょう。
上記に加え、立ち上げ手順も事前に決めておいてください。
災害対策本部の設置・運営マニュアルを作る
災害対策本部の設置手順や運営方法をメンバーに意識づけていくには、マニュアルの作成が効果的です。マニュアルに盛り込む項目の一例を、以下で紹介します。
- 災害対策本部の組織図・各班の役割
- 設置基準・場所
- 災害対策本部の立ち上げ手順や運営のルール
- 情報収集・伝達フローや注意事項
- 災害対策本部会議の目的・流れ
- 夜間帯など非常時の対応
上記に挙げた災害対策本部会議とは、収集した情報をもとに災害対応を検討および判断する会議です。“どのような情報を共有するのか”、または“優先的に議論することは何なのか”などを定めて、マニュアルに記載しておくと、緊急時の指針となります。
継続的な訓練を行う
災害対策本部の設置基準やメンバー、体制についてあらかじめ決めるだけでなく、実際の訓練を通して、災害時の業務を体得することも非常に重要です。また、マニュアル作成後に訓練を行うことで、定めたフローや役割分担に不備がないかを確認できます。
災害対策本部訓練の種類としては、参集訓練や災害対策本部の立ち上げ訓練、情報収集訓練などがあります。特に、意思決定訓練は必ず実施すべき訓練です。収集した情報をもとに“どのような判断を下すか”を反復して訓練しておくことで、緊急時の迅速な対応につながります。
以下で災害対策本部の訓練を計画する方法やシナリオをまとめているので、参考にしてみてください。
災害対策本部の役割を理解して緊急時に備えよう
災害対策本部は、災害対応を迅速に判断するために必要不可欠な組織です。緊急時の被害を最小限に抑え、業務・事業の継続につなげるためにも、早急に組織体制を整えましょう。
災害対策本部の業務においては、情報の収集と共有、各班の連携が非常に重要です。災害時の対応力をより高めたい場合は、情報収集や共有に特化したシステムの導入を検討しましょう。情報管理システム「BCPortal」は、被害状況の確認から関係各所のコミュニケーション、広報までを一括でサポートするシステムです。ぜひご注目ください。
