X社（大手金融機関）における災害時の情報集約・経営層への報告工数削減、災害対策の改善サイクル構築

X社

従業員・職員数	60,000名以上
資本金	3000億円以上

登場人物

この事例は、BCPortalご導入企業様との対話の中で伺った『リアルな課題』と『その解決プロセス』を基に、架空のストーリーとして再構成したものです。導入をご検討の際にお役立てください。

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1：発覚した「アナログ運用」の課題

前任者からBCPを引き継いだ初日。資料はExcel、紙、共有フォルダに散在し、「どれが最新版なのか」「どれを見ればよいのか」が一目で判断できませんでした。災害時にこの状態で対応できるのか…鈴木さんは胸に不安を抱えながら、現場の実態と向き合い始めます。

X社のBCP運用は、いわゆるアナログ寄りの状態でした。

• 被災状況の報告は 拠点ごとに異なるExcel
• 社内イントラのマニュアルは スマホからアクセス不可
• 連絡手段はメール・Teamsが混在し、一本化されていない
• 報告の粒度は担当者によってバラバラで、標準化されていない
• 役員報告は複数ファイルを突き合わせる 転記作業 が必須

BCP担当を任された鈴木さんは、「このままでは情報が集まらない」 と直感します。
とりわけ、スマホからマニュアルが確認できない状況は、災害時の初動に致命的でした。

2：訓練で露呈した“隠れたリスク”

年2回の全社訓練。実際に報告・判断をシミュレーションする中で、運用の課題が次々と浮き彫りになりました。訓練はできていることを確認する場ではなく改善点を気づく場であることを、鈴木さんは痛感していきます。

訓練の結果、以下のような課題が明確になりました。

• 入力者が迷う：「福岡の鉄道…どこを調べれば？」
• Excelは上書き競合が起こり、同時編集が困難
• 経営層向け説明に使えるデータをまとめるには、転記が膨大
• サマリー画面はPCによっては主要部分が見切れ、“重要なところが見えない” 状態に
• 訓練参加者からの改善要望が多く、報告項目の整理が必須

結果として、「本番だったらこの運用では止まってしまう」 という現実が見えてきました。

3：BCPortal導入で情報の一元化を実現

鈴木さんは「散らばった情報を一箇所に集めたい」という思いからBCPortalに着目。導入後、報告・確認・参照がスムーズにつながり、情報基盤が大きく進化しました。

BCPortalは次の3点で、X社の課題を解決しました。

① アンケートフォームで被災状況を“選択式”で統一

• Excelを廃止し、アンケートフォームに一本化
• 選択式項目により、25名の担当者が迷わず入力
• 毎回の訓練フィードバックで項目を改善
• 経営層向けの一次情報が自動で整理される

② マニュアル・行動手順を一元管理

• スマホ対応により、災害時でもマニュアルへ即アクセス
• 連絡文のテンプレート、宛先一覧もPortal上で検索可能
• 「このページを見れば必要な初動が全て揃う」状態へ

③ グループトークで“日常”からツールに慣れる

• グループトークでTeamsを個人端末で使えない課題を解消
• 災害時だけでなく、電車遅延などの連絡にも日常利用
• ツール利用が“習慣化”し、緊急時も迷わない

4：BCPortal導入効果「判断スピードと改善サイクルが加速」

BCPortal導入後、報告のスピードと精度が飛躍的に向上しました。災害時に求められる「迅速な経営判断」を支える体制が整いつつあります。

情報集約にかかる作業時間が大幅削減

フォームの標準化により、これまで拠点ごとに形式が異なっていた報告が統一され、Excelへの転記作業は実質ゼロになりました。
各担当者が迷わず入力できるようになったことで、報告内容のばらつきも解消され、齟齬や確認の手戻りが大幅に減少しています。
結果として、初動で最も時間を奪っていた「整理のための整理」が不要となり、担当者は本来の判断業務に集中できる環境が整いました。

サマリー画面で“状況の俯瞰”が一瞬で可能に

BCPortalのサマリー画面では、拠点ごとの被害状況が色分けで可視化されるため、広域の災害でも、どこから対応すべきかを瞬時に判断できます。
特に多拠点を持つX社にとって、離れた地域の状況を同時に確認できることは大きなメリットであり、役員からも「説明が簡潔になった」「判断がしやすい」と高い評価を得ています。
従来のExcel画面では見切れや誤読が発生していたサマリー部分が、視覚的に整理されただけでも運用の質が大きく向上しました。

訓練を起点に“改善サイクル”が組織に定着

BCPortalを導入してからは、訓練のたびに参加者からの意見を取り入れ、報告フォームやアクションカードを継続的に改善する流れが自然と生まれました。
以前は属人的に支えられていたノウハウも、ポータル上で共有されることで、担当が変わっても運用品質が維持できるようになっています。
また、訓練で洗い出した改善点を次回に反映するため、実施のたびに“前回より運用がよくなる”という実感が積み重なり、組織全体の防災力向上につながっています。

5：今後の目指す姿 「報告書まで一気通貫」を実現へ

X社は、さらなる効率化のため「最終レポートの自動生成」を見据えています。

現在は、被害状況の定量データとは別に、

• 懸念事項
• 役員判断が必要な事項
• 各チームの対応履歴

などの“定性情報”を別でまとめる必要があり、鈴木さんが手作業で転記しています。
将来的には、「BCPortal上で収集した情報を、自動で報告書まで生成するフロー」を実現することが目標です。
これが完成すれば、災害時の事務局負荷はさらに軽減され、より早く・正確な意思決定が可能になります。

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